El tiempo es una de las cosas más preciadas que tiene un joven director ejecutivo y, sin embargo, a menudo lo utilizamos de forma muy descuidada. Entre la familia, los amigos, las salidas sociales, los seminarios y la gestión de un negocio exitoso, nuestro tiempo exige mucho. Tómate un momento para considerar cómo empleas tu tiempo: ¿lo estás utilizando sabiamente o estás dedicando tiempo a trabajos intensos que no son realmente productivos? Los consejos de productividad pueden ayudar. En algunos casos, te encontrarás pasando el tiempo mirando televisión, socializando y durmiendo demasiado. Otras veces, se encontrará invirtiendo su tiempo: leyendo libros sobre desarrollo personal, estableciendo contactos con otras personas exitosas y trabajando en su negocio.
Gestión del tiempo
La gestión del tiempo es una habilidad importante necesaria para tener éxito y, a medida que sobresale y evoluciona como emprendedor, el tiempo se convierte en su peor enemigo o su mejor aliado. Como adultos, asumimos que sabemos cómo administrar nuestro tiempo y a menudo nos indignamos ante la sugerencia de que podemos mejorar. Sin embargo, como ocurre con muchas cosas en nuestras vidas, siempre podemos pasar de bueno a excelente. A veces, el mapeo del tiempo puede resultar útil, lo que significa un sistema que implica la creación de bloques de tiempo específicos para sus tareas y actividades más importantes a lo largo de un día, semana o mes. Dependiendo del tipo de actividad, podrás dedicar más o menos tiempo a determinadas actividades. Piensa en cómo cambiaría tu vida si tuvieras 2 horas adicionales cada día para dedicarlas a lo que quisieras. ¿Qué harías con ese tiempo? ¿Qué pasaría si te dijera que puedes aprovechar ese tiempo utilizando consejos de productividad?
Muchas veces estamos haciendo un mal uso y apropiación indebida del tiempo sin darnos cuenta. Siempre me he considerado una persona “productiva”, pero hace varios años me di cuenta de que el correo electrónico me quita mucho tiempo. A la luz de este descubrimiento, decidí limitar mi uso del correo electrónico a tres veces al día: a primera hora de la mañana, a media tarde y justo antes de acostarme. Son pocos los correos electrónicos que recibo que sean tan urgentes que no puedan esperar. ¿Cuál es tu savia de tiempo? ¿Es el teléfono? ¿Levantas la vista después de una llamada telefónica y te preguntas dónde se fue el tiempo? ¿Son videojuegos? Tal vez su pérdida de tiempo sea las redes sociales, los almuerzos largos o una mala planificación de reuniones. Sea lo que sea, elimínalo y toma el control de tu tiempo. De repente, observarás que el día es más indulgente con las innumerables cosas que quieres hacer.
7 consejos para maximizar su productividad
Recuerde que no puede administrar el tiempo: es un objeto esquivo que constantemente cae en el pasado. Sólo puedes gestionarte tú mismo. Utilice los siguientes consejos para maximizar su productividad y crear más influencia en su día:
Planifica tu día en papel antes de hacer cualquier cosa.
Brian Tracy, experto en negocios y desarrollo personal, aconseja nunca comenzar el día antes de haber escrito una lista de cosas por hacer. Planificar las actividades del día es una excelente manera de mejorar la eficiencia. A menudo se pierde tiempo pensando qué actividad hacer a continuación. Establecer una intención para el día es una manera poderosa de tener claro su propósito y asegurarse de que sus actividades sean productivas, no solo ocupadas. Planifica el 70 % de tu día y luego deja un 20 % para acontecimientos imprevistos y un 10 % para un margen de seguridad.
Hacer listas.
Las listas son amigas de una persona productiva. Piense en la cantidad de energía que gasta tratando de recordar una lista de compras o tratando de recordar las cosas que necesita cuidar antes de salir de su casa u oficina en un día determinado. Una lista libera espacio en el disco duro mental para utilizarlo en algo más profundo. Utilice listas como asistentes en miniatura que le mantengan encaminado y le recuerden los detalles.
Presupuesta el horario de tu cita.
¿Otro de nuestros consejos de productividad? La creación de redes es importante para cualquier director ejecutivo joven que esté construyendo una gran empresa. Necesitamos crear y mantener relaciones con las personas. Sin embargo, cuando empiece a evaluar cómo utiliza su tiempo, considere el retorno de la inversión de pasar tiempo con determinadas personas. En su libro The Slight Edge, Jeff Olson señaló que hay personas con las que deberías pasar 2 minutos. Otros con los que deberías pasar 2 horas. Al igual que con las actividades, existe una diferencia entre pasar tiempo con una persona e invertir tiempo con una persona. Conozca la diferencia y tome decisiones que sean consistentes con sus objetivos establecidos. La clave es saber quién es quién. Sea honesto consigo mismo acerca de si está creciendo, floreciendo y expandiéndose en presencia de aquellos con quienes pasa su tiempo. Haga los ajustes correspondientes.
Organizarse.
¿Pasas horas y horas intentando encontrar cosas? La organización es esencial para pasar rápidamente de una tarea a otra. Despeje el desorden de su hogar, automóvil y oficina. No sólo estarás pensando con mayor claridad, sino que también observarás que es más fácil encontrar las cosas. Adquiera el hábito de colocar las cosas en su lugar adecuado una vez que las esté utilizando.
Hazlo, delégalo o deséchalo.
La mayoría de nosotros tenemos lo que yo llamo trabajo atrasado: trabajos, correos electrónicos, llamadas, citas, proyectos e ideas a las que no hemos llegado. Nuestras intenciones son las mejores, pero todavía tenemos que hacer de esas cosas una prioridad. En lugar de posponer las cosas, considere cada tarea y lo que realmente se debe hacer al respecto. Hágalo de inmediato, páselo a un ayudante o compañero, o deshágase de él por completo. El uso de este método liberará gran parte de su tiempo y energía. Haga lo que sea necesario para liberarse de cualquier obligación que ya no sea importante para usted o que no lo esté moviendo en la dirección de sus objetivos.
Aprovechar la tecnología
Por último, aproveche las tecnologías que ayuden a agilizar los procesos. No faltan herramientas de productividad digital para satisfacer las necesidades de su negocio. Estas plataformas pueden automatizar tareas monótonas, permitiéndole concentrarse en las obligaciones principales para hacer crecer su organización. Por ejemplo, un líder religioso podría beneficiarse de una creador de aplicaciones de la iglesia que les permite supervisar proyectos comunitarios y gestionar su congregación. De manera similar, el propietario de una empresa de comercio electrónico puede optimizar los procesos invirtiendo en software de gestión de servicio al cliente para organizar y realizar un seguimiento de las cuentas, los clientes potenciales y las ventas de los clientes.
Liberar tiempo en tu agenda significa más tiempo para hacer crecer tu negocio, desarrollarte a ti mismo y a tu equipo, servir a los demás y hacer las cosas que amas. Además, recuerda que tu tiempo es un regalo. A diferencia del dinero, una vez que gastamos nuestro tiempo, no podemos recuperarlo, así que gastemos siempre sabiamente.
Lisa Nicole Bell es autora, cineasta galardonada y empresaria.