Cómo crear una declaración de visión compartida

Una declaración de visión es una descripción aspiracional de lo que a una organización le gustaría lograr o lograr en el futuro. Su objetivo es servir como una guía clara para elegir cursos de acción actuales y futuros.

Tener una visión clara puede dar dirección e inspiración al equipo, y ser la base para el establecimiento de objetivos y la planificación de acciones. En el incierto clima económico actual, tener una sensación de esperanza, de que hay una luz al final del túnel, es más importante que nunca.

Hay dos formas en que un líder puede crear una declaración de visión: por sí mismo o en colaboración. Las ventajas de involucrar a otros en la creación de una visión son un mayor grado de compromiso, compromiso y diversidad de pensamiento.

Cuando otros participan en la creación, ésta se convierte en «nuestra visión». Cuando un líder lo hace solo, se convierte en «tu» visión.

Desafortunadamente, líderes bien intencionados han reunido equipos y han convertido lo que podría haber sido una sesión divertida, energizante y productiva en un viaje a las entrañas del infierno. Dedican demasiado tiempo al angustioso proceso de redactar un documento y no el suficiente a lo que realmente importa. El objetivo es dinamizar al equipo, ganar compromiso y proporcionar dirección, no un bonito cartel y tarjetas laminadas.

Entonces, si estás a cargo de un nuevo equipo, inicias un proyecto o simplemente necesitas llevar a tu equipo en otra dirección, aquí tienes un proceso de 10 pasos sobre cómo crear una declaración de visión compartida:

1. Sube al autobús a las personas adecuadas

Todo comienza reuniendo a las personas adecuadas. En muchos casos, estos pueden ser solo sus propios empleados. En otros casos, podrían ser miembros del equipo de línea de puntos, miembros del equipo del proyecto y otras partes interesadas clave que podrían tener buenas ideas para contribuir y tener un papel que desempeñar en la implementación de la visión.

2. Preparación

Programe al menos medio día o un día completo para escenarios más grandes y complejos. Si es posible, lo mejor es una ubicación fuera del sitio. Quiere minimizar las interrupciones y alejar a las personas de su entorno cotidiano para estimular la creatividad. Para equipos dispersos, una reunión en vivo es imprescindible.

Considere el uso de un «facilitador» neutral. Es decir, alguien formado en procesos grupales que no tiene sesgos ni intereses en el juego. De esa manera, como líder, podrá sentarse y concentrarse en ser participante y no tener que preocuparse por la mecánica de la reunión. Quitarte a ti mismo como punto focal también ayuda a abrir el flujo libre del diálogo abierto.

Regla general: por cada hora de reunión, duplique la cantidad de preparación necesaria.

3. Determinar la «entrada» adecuada a la visión.

Programe la reunión con suficiente antelación para permitir la preparación. Envíe documentos para revisar con anticipación, es decir, estudios de mercado, análisis de la competencia, resultados de encuestas o cualquier otra información necesaria para preparar a los participantes. Establezca la expectativa de que la preparación es imprescindible para poder participar y haga un seguimiento para asegurarse de que las personas hayan realizado su trabajo previo. Hacer un seguimiento puede parecer como cuidar niños, pero también es una buena excusa para tener una idea de la procedencia de cada participante, plantar algunas semillas y generar un poco de entusiasmo antes de la reunión.

Considere agregar oradores invitados internos o externos a la primera parte de su agenda. Por ejemplo, cuando asumí por primera vez mi equipo actual, invité a líderes sénior para discutir la estrategia de la empresa y las implicaciones del desarrollo del liderazgo, así como a un consultor externo para revisar las tendencias y las mejores prácticas.

4. Prepara el escenario.

Al comienzo de la reunión, revise los resultados deseados, la agenda, el proceso y las reglas básicas. Tómese más tiempo aquí para verificar la comprensión y el acuerdo. Hacer esto prepara el escenario para cómo fluirá el resto del día: estás modelando la colaboración y el consenso. Ir lento aquí te permitirá ir rápido durante el resto del día.

5. Crear y utilizar un proceso que garantice plena participación, apertura, creatividad y eficiencia.

Un facilitador capacitado puede ayudarle con esto o puede diseñarlo usted mismo. La clave es tener un plan y un proceso; no se puede simplemente entrar e improvisar como se suele hacer en una reunión habitual. Aquí hay un proceso que he usado:

– Explicar al equipo qué es una declaración de visión y por qué son importantes. Podrías mostrar algunos ejemplos.

– Pida al grupo que imagine cómo sería este equipo, organización o proyecto dentro de 3 a 5 años. ¿Cómo sería el éxito? ¿Qué podrías lograr? ¿Qué les encantaría lograr? Si leyeran un periódico dentro de 3 a 5 años, ¿qué diría el titular sobre lo que ha logrado este grupo?

– Ya sea individualmente, en parejas o en grupos de 3 o 4, haga que las personas creen esos titulares en los rotafolios. Dígales que incluyan imágenes, frases o cualquier otra cosa que describa ese futuro deseado. Dales unos 30 minutos.

– Pida a cada persona o equipo que informe al grupo más grande. Si eres el líder, ve al último para no influir en el resto del grupo. Esto también le brinda la oportunidad de incorporar las ideas de otros a su visión.

– El facilitador o líder debe estar escuchando y registrando en un rotafolio las frases clave que describen cada visión. Este es el momento de escuchar y hacer preguntas aclaratorias, pero no de evaluar.

– sume el número de frases (n), divida entre 3 y déles a todos esa cantidad de pegatinas para «votar» con (n/3). Explique que no es realmente una votación para tomar decisiones, es simplemente una forma de tomar rápidamente la temperatura del grupo y ver cuánto acuerdo hay.

– Comience con frases que recibieron mucha votación, discuta y verifique si hay acuerdo. Haga lo mismo con las fases que recibieron pocos o ningún voto y pregunte si esos elementos se pueden tachar. Ábrete camino hasta los elementos del medio, usando el mismo proceso: encierra en un círculo o táchalo.

– Si hay algún tema en el que no se puede llegar a un consenso después de que todos hayan tenido la oportunidad de exponer su caso, entonces el líder debe tomar la decisión final.

– Finalizas la reunión con una lista de fases que formarán la declaración de visión.

6. Haz el «trabajo duro» fuera de línea

No se debe perder el tiempo del grupo creando la declaración de la visión y redactándola hasta el final. El líder puede hacer esto fuera de línea y/o pedir 1 o 2 voluntarios para hacerlo. Incluso lo he visto durante el almuerzo para presentarlo al equipo por la tarde.

7. Habla con los valores atípicos

Si hubo alguien que no estuvo de acuerdo con el resultado, o cuya idea favorita no se incorporó, hable con él en privado para ver si está comprometido con la visión. Explore formas de conectar la visión con sus intereses y necesidades. En algunos casos. es posible que sea necesario darles la opción de irse. Por ejemplo, si el arte fuera en realidad Si te apasiona ser el líder del mercado de verduras y se decidió que solo ibas a jugar en el mercado de frutas, entonces sería mejor que Art se uniera al equipo de Green Giant.

8. Vuelva a reunir al grupo y revise el borrador de la declaración de visión.

Esta es una reunión más breve y se puede realizar mediante una conferencia telefónica. Elija «aproximadamente correcto» o «direccionalmente sólido», en lugar de caer en la trampa de debates prolongados sobre el uso de la palabra «crecer» o «aumentar».

9. Revisar el borrador con las partes interesadas clave que no estuvieron en la reunión.

Este es el momento de revisar la visión con su gerente, compañeros, clientes, proveedores y cualquiera que tenga interés en el trabajo de su equipo. Es una oportunidad para obtener opiniones y mejorarlas, y para comenzar a construir una coalición de apoyo más amplia.

10. Comunicar la visión y comenzar a hacerla realidad.

Una visión es sólo un sueño sin objetivos sólidos ni planes de acción. Ese es el siguiente paso del equipo y requiere al menos otra reunión. Ccomunicando tu visión de una manera que inspire a otros se trata en otra publicación. Involucre a algunas de sus personas creativas para darle vida de una manera que inspire, utilizando imágenes, metáforas e historias.

Invertir tiempo para crear una visión compartida puede ser la mejor inversión que haya hecho como líder de su equipo.

Nota de credibilidad:

No me lo estoy inventando… en realidad. En una antigua empresa, yo era entrenador maestro certificado para un grupo de facilitadores internos. He diseñado y facilitado más de 100 reuniones utilizando estas técnicas y otras. No estoy seguro de por qué necesitaba mencionar eso, aparte de que no he escrito mucho sobre esta área de especialización hasta ahora.