Como propietario de una pequeña empresa, puede resultar difícil justificar el cumplimiento de las mociones y controles de las corporaciones más grandes. Su tiempo ya es limitado y el software empresarial puede resultar bastante caro. Entonces, cuando digo que realmente debería realizar un seguimiento exhaustivo del tiempo de los empleados, es posible que se muestre escéptico. Déjame decirte por qué no deberías serlo.
El software de parte de horas no es sólo para la nómina. Cada vez más, la contabilidad de procesos operativos y la contabilidad de proyectos (a menudo para la facturación del cliente) se está volviendo cada vez más importante para las organizaciones profesionales de todos los tamaños. Como pequeña empresa en crecimiento, es hora de empezar a pensar más allá de los sistemas de hojas de horas locales o en papel, las hojas de cálculo de Microsoft Excel o los múltiples sistemas de recopilación de horas instalados que producen datos inconsistentes. Sin un software de parte de horas, es muy difícil entender los costos del proyecto.
¿Cómo puede estar seguro de que obtendrá un sistema que funcione para su empresa y que sea inmune a los problemas comunes que se experimentan al comprar un sistema de automatización de recopilación de hojas de horas? Aquí hay algunas cosas para considerar:
Tener un proceso de compra
Con demasiada frecuencia, tanto en empresas grandes como pequeñas, la afirmación clave en el proceso de compra es: «Mira esta cosa interesante que encontré en Internet».
El resultado de esto suele ser una pérdida de tiempo y dinero. El software de parte de horas afectará a todos en su empresa. A nadie le gusta realizar un seguimiento de su tiempo, por lo que debe ser fácil de usar, tener una interfaz amigable y fomentar la recopilación de datos precisos en todas las formas posibles. El sistema debe servir como un sistema de contabilidad real con metodologías de partida doble y procesos de aprobación, y tener recordatorios automáticos para el ejecutivo postergador, ocupado y olvidadizo (ya sabes quién es).
Primero, necesita una lista de requisitos. Esto le permitirá eliminar una gran cantidad de proveedores que aparecen cuando busca en Google la «hoja de horas». Para elaborar su lista de requisitos, solicite su opinión a todos los diferentes departamentos de la empresa que se verán afectados por el sistema.
Aquí hay algunos requisitos potenciales:
- ¿Necesita verificar las facturas que le envían los contratistas y probar primero el sistema de hojas de horas trabajadas?
- ¿Necesita un sistema que impida que las personas realicen un seguimiento del tiempo en relación con proyectos a los que no deberían tener acceso?
- ¿Necesitas enviar datos de nómina a ADP o Paychex?
- ¿Necesita enviar datos de facturación o de nómina a QuickBooks (o Dynamics, SAP u Oracle)?
- ¿Necesita implementar el sistema ahora sin tiempo para esperar a que TI compre una máquina y la transfiera a su taller de TI cuando esté lista?
- ¿Necesita facturar los costos del proyecto a otros departamentos internos?
- ¿Necesita arreglar su proceso de estimación?
- ¿Necesita cumplimiento de la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA) o datos de capitalización de TI muy precisos para la Ley Sarbanes-Oxley (SOX)?
- ¿Necesita comprender sus costos de I+D por producto?
- ¿Necesita un proceso de compra estrictamente controlado pero distribuido en el que todos obtengan una tarjeta de crédito de la empresa?
- ¿Necesita reembolsar el kilometraje?
- ¿Necesita una tarifa mensual baja en lugar de una tarifa única gigante?
No existe una solución mágica
Recientemente vi una declaración en el sitio de un proveedor que decía que pueden «implementarla en 2 o 3 días».
No va a pasar. No puede implementar su sistema de seguimiento del tiempo en dos días a menos que su problema sea lo suficientemente simple como para incluir solo uno de los requisitos anteriores. Y si cree que sus requisitos son así de simples, probablemente esté equivocado. Pero si realmente son así de simples, no gastes tu dinero en software; quédese con Microsoft Excel.
La tecnología es poderosa y puede ayudar a que su empresa sea más rentable de varias maneras. Puede reducir el costo de procesamiento de nómina y al mismo tiempo aumentar la precisión. También puede acelerar su facturación y convertir más cuentas por cobrar en efectivo; automatizar el reembolso de gastos de viaje; y lo más importante, puede indicarle qué proyectos están rotos antes de que usted se dé cuenta.
Los proveedores que afirman tiempos de implementación de dos días simplemente mienten. No dejes que te engañen.
Este no es un proceso complejo pero requiere tiempo y energía para realizarlo correctamente. En la segunda parte de esta serie, cubriremos las preguntas que debe hacer para asegurarse de que la demostración sea sólida y las ventajas del software como servicio frente al software instalado.
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