Cómo sobrevivir a una reunión con el director ejecutivo

La mayoría de los empleados NUNCA llegan a reunirse con el director ejecutivo de su empresa. Entonces, si lo haces, será un trato único que no querrás arruinar. Después de todo, la exposición es un arma de doble filo, y muchos directores ejecutivos y altos ejecutivos tienen períodos de atención cortos pero memoria larga.

Esta publicación no está escrita para ejecutivos o mandos intermedios experimentados que interactúan regularmente con el director ejecutivo. Estos gerentes ya se han ganado las cicatrices de la escuela de golpes duros y ahora se sienten completamente cómodos usando el baño ejecutivo.

Más bien, está escrito como una forma de brindar asistencia de tutoría a las estrellas en ascenso que inician su carrera.

Siga estos consejos y no sólo sobrevivirá, ¡sino que prosperará!

1. Estudia a tu audiencia.
Prepárese como lo haría para una entrevista de trabajo. Aprenda todo lo que pueda sobre su director ejecutivo con anticipación. Lea la información proporcionada en el sitio web de su empresa, que a menudo se encuentra en «Acerca de» o «Para inversores». Haga una búsqueda en Google, incluidas noticias recientes, para obtener una perspectiva externa. Lea o vea cualquier discurso reciente. Hable con otras personas que conozcan al director ejecutivo y hayan tenido reuniones con él.
Es posible que no termines utilizando esta información, pero te hará sentir más preparado y cómodo. Y quién sabe, tal vez exista la oportunidad de establecer una conexión personal o un comentario informado, o al menos evitar que usted se meta en la boca.

2. Date permiso para SER un experto.
Sí, se reunirá con la persona de alto rango de su empresa. Sin embargo, es imposible que los directores ejecutivos sean expertos en todos los pequeños aspectos de la empresa. Ese es TU trabajo, ser su experto en su área. Si no es así, no tiene ningún motivo para estar en la reunión.

3. Apreciar la perspectiva del director ejecutivo.
Imagine un día de 12 a 16 horas en el que tiene reuniones consecutivas TODO el día, todos los días. Cada reunión tiene un tema muy diferente. A los ojos de cada persona con la que te reúnes, es lo más importante del mundo para ellos y se espera que estés interesado y tomes una decisión de alto nivel. Ese es el día de un típico CEO. Comprenda y aprecie esa perspectiva mientras se prepara para la reunión y establezca sus expectativas de manera realista.

4. Sea claro sobre lo que sería una “victoria”.
Pregúntese ¿qué le gustaría lograr como resultado de esta reunión? ¿Está buscando aprobación y, de ser así, es una expectativa razonable? ¿O busca interés y un próximo paso definitivo? Ser claro y realista sobre cuál sería su “ganancia” aumentará sus posibilidades de obtener lo que está buscando.

5. Una página.
¡Sin informes de varias páginas ni presentaciones de PowerPoint! Traiga un resumen ejecutivo de UNA PÁGINA. El folleto de una página le da al CEO algo sobre lo que tomar notas y un documento de referencia para llevar. Cualquier otra cosa será ignorada y descartada.
Sin embargo, lleve consigo todos esos informes y documentación de respaldo, en caso de que los necesite para responder a una pregunta.

5. Honra a tu asistente ejecutivo.
El asistente ejecutivo del director ejecutivo puede ser su mejor amigo o su peor pesadilla. Cuando solicites y programes la reunión, acércate a ella (no quiero ser sexista, pero suele ser una mujer de alto rango) con el máximo respeto. No cometas el error de ser demasiado casual. Explique el motivo de la reunión y solicite 30 minutos del tiempo del director ejecutivo.
Si le ofrecen elegir entre una reunión temprana o tardía, elija la más temprana, ya que habrá menos posibilidades de que se reprograme. Envíe su resumen de una página con anticipación, ya que la mayoría de los asistentes ejecutivos imprimirán y proporcionarán un paquete informativo al final del día para las reuniones del día siguiente.

6. La llegada.
Si viaja, calcule MUCHO tiempo adicional de viaje; planifique lo peor. Llegue a la oficina cinco minutos antes y luego espere. No se sorprenda si su reunión debe ser reprogramada (especialmente si tuvo una de esas reuniones tardías).
Preséntese al asistente ejecutivo del CEO, pero no se quede alrededor de su escritorio conversando trivialmente. No es su trabajo mantenerte entretenido a ti y a todos los visitantes, y si lo hiciera, nunca terminaría ningún trabajo.

7. Primeras impresiones.
Use traje (en caso de duda, vístase demasiado), vigile su postura, hable con claridad y confianza y salude al director ejecutivo con una sonrisa y un firme apretón de manos. Espere a que le ofrezcan un asiento o hasta que el director ejecutivo se siente primero (a menudo tienen una silla favorita).

8. ¿Una pequeña charla?
Si has hecho tu tarea, sabrás si es mejor comenzar con una pequeña charla (¡Oye, veo que eres fanático de Fighting Irish, yo también!) o ir directo al grano. Sin embargo, no dé por sentado: deje que el director general marque la pauta. Esté preparado para presentarse y responder preguntas sobre sus antecedentes, función, etc.
Los directores ejecutivos también son personas; incluso podría ser un alivio pasar tiempo con un empleado «normal», para variar.
Dependiendo de su estilo y estado de ánimo, esto podría consumir la mayor parte de su tiempo si no tiene cuidado. Tenga paciencia, pero después de 5 a 10 minutos, haga una transición discreta al tema de la reunión.

8. Vaya al grano y espere preguntas.
Tanto en reuniones como en reuniones individuales, los directores ejecutivos son notoriamente rápidos en el estudio y orientados a la acción. No intente presentar un argumento y desarrollar gradualmente lo que está buscando; dígalo desde el principio. Luego, presente sus antecedentes y fundamentos, y prepárese para ser interrumpido y tener que pensar con rapidez. Suponiendo que hayas hecho tu tarea, esto no debería ser un problema. Cuando le hagan una pregunta, asegúrese de comprenderla antes de responderla. Luego, respóndela directa y sucintamente. Si no lo sabes, NO intentes engañarte. Simplemente diga «esa es una buena pregunta y no lo sé, pero me encantaría recibir la respuesta y comunicarme con usted».
Si lo cuestionan y no está de acuerdo, no retroceda y acepte automáticamente. Recordar, estás el experto. Si retrocedes demasiado fácilmente, perderás credibilidad. Sin embargo, no sea terco: sepa cuándo dar marcha atrás y dejar ese hueso.
Tome notas, pero no escriba cada palabra como un taquígrafo de la corte.

9. Termine temprano si es posible.
Si ha logrado su victoria y aún quedan 10 minutos, cierre su libreta y ofrezca devolverle esos 10 minutos al CEO. Te lo agradecerán o te invitarán a quedarte. De cualquier manera, apreciarán el gesto, al igual que la siguiente persona que espere afuera su turno.
Agradézcales por su tiempo y agradézcale al asistente ejecutivo al salir.

10. Eres dueño del seguimiento.
Un sabio mentor me dijo una vez “nunca dejes a un ejecutivo con una larga lista de tareas pendientes”. Por un lado, es posible que no se haga. Pero lo más importante es que el director ejecutivo apreciará su respeto por su tiempo y su disposición y capacidad para hacer las cosas en su nombre.
Después de la reunión, envíe un breve resumen de la reunión de agradecimiento, que incluya las decisiones y los próximos pasos.

¿Y tú? ¿Qué consejo le darías a alguien que se va a reunir con el CEO por primera vez?