Las empresas dependen de la compra de bienes y servicios de diferentes proveedores para fabricar productos para vender o mantener operaciones internas. Sin embargo, las adquisiciones no se refieren sólo a la compra de bienes y servicios. A menudo también implica establecer requisitos, evaluar proveedores, gestionar contratos y mitigar riesgos.
Con tantas responsabilidades y tareas involucradas en el proceso, los equipos de adquisiciones a menudo enfrentan numerosos desafíos, incluida la falta de visibilidad, una mala gestión de riesgos, datos inexactos y gastos descontrolados, por mencionar algunos.
Estos desafíos pueden hacer que el proceso de adquisiciones de su empresa sea ineficiente y afecte negativamente sus resultados. Para mantener su negocio rentable, necesita mejorar su proceso de adquisiciones continuamente.
A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a mejorar su proceso de adquisiciones y hacerlo más eficiente.
1. Centraliza tu información.
Tener un sistema centralizado que recopila todos los datos relevantes le permite acceder fácilmente a cualquier información que necesite.
Un sistema centralizado también aporta una mejor organización a su estrategia de adquisiciones. A su vez, esto crea más transparencia en su negocio, permitiéndole ver dónde se gasta el dinero y determinar las medidas a tomar para impulsar el ahorro de costos.
Centralizar la información es clave para agilizar su proceso porque permite una recopilación, actualización y recuperación de datos rápida y sin problemas.
Esto permite a sus equipos de adquisiciones tomar decisiones críticas rápidamente. Si busca hacer que sus adquisiciones sean eficientes, centralice toda su información, desde los datos de los proveedores y los detalles del inventario hasta las cuentas por pagar.
2. Invierta en soluciones de adquisiciones digitales.
Las prácticas de adquisiciones tradicionales que implican la gestión manual de procesos suelen ser propensas a cometer demasiados errores.
Cuando tienes montones de papeles desorganizados, las cosas pueden pasar desapercibidas fácilmente, lo que aumenta el riesgo de cometer errores costosos. A través de soluciones de adquisiciones digitales, los flujos de trabajo se pueden automatizar, lo que le permite ahorrar tiempo, dinero y recursos de inmediato.
La automatización de sus procesos de adquisiciones también reduce la pérdida de documentos cruciales, como negociaciones, facturas y órdenes de compra. Esto también reduce el riesgo de error humano, lo que resulta en una mayor coherencia durante todo el proceso.
Con una solución de adquisiciones digitales, puede gestionar fácilmente contratos, solicitudes de compra, generar órdenes de compra, almacenar detalles de proveedores, calificar proveedores y comunicarse con todas las partes interesadas desde un solo lugar. De esta manera, podrá reducir significativamente los costes y ser más rentable.
3. Consolide sus listas de proveedores.
Si tiene varios proveedores, elegir el adecuado puede resultar bastante difícil.
Por eso es crucial desarrollar un directorio de proveedores centralizado que incluya otra información relevante como sus productos, calidad, precios y otros en un formato estándar. Esto permitirá a su equipo de adquisiciones elegir el proveedor más adecuado para una compra específica. Esto les permite aprovechar las economías de escala y mejorar los servicios y productos adquiridos.
También permite una mayor mitigación de riesgos en toda la cadena de suministro.
Además, la consolidación de la lista de proveedores puede ayudar a reducir los gastos finales y los inconformistas, así como reducir la carga de administrar una base de suministro masiva, mejorando la eficiencia operativa. Esto también significa que sus equipos de adquisiciones pueden dedicar más tiempo a fomentar y forjar mejores relaciones con los proveedores.
Asegúrese de que su lista de proveedores incluya varios proveedores locales. Pueden resultar útiles durante situaciones de emergencia, como la reciente pandemia. Asegúrese de mantener excelentes relaciones con ellos y desarrollar criterios para identificar, evaluar e incorporar proveedores, con procesos estándar de calificación y monitoreo del desempeño.
Nota final
Las adquisiciones son complejas y a menudo enfrentan muchos desafíos que afectan la rentabilidad de su negocio.
Cada empresa tiene necesidades de adquisición únicas y procesos diferentes. Por lo tanto, implementar los consejos mencionados anteriormente puede ayudar a que su proceso de adquisición sea más eficiente y efectivo.
Con un proceso de adquisiciones eficiente, su empresa puede alcanzar objetivos de ahorro de costos, mejorar el desempeño de los proveedores, la gestión de riesgos, mejorar la utilización de los contratos y mejorar el cumplimiento y la gestión de riesgos.