El correo electrónico fue diseñado como una herramienta para ayudarnos a comunicarnos de manera más eficiente. Irónicamente, nuestro uso del correo electrónico (la herramienta de comunicación más común en las organizaciones hoy en día) nos hace menos eficientes y en muchos casos hace que nuestra comunicación sea menos efectiva.
La sobrecarga de correo electrónico es una realidad en el mundo empresarial actual. Como líderes, vemos los impactos de primera mano: estrés de los empleados, ineficiencia en el lugar de trabajo, preocupaciones sobre el equilibrio entre la vida personal y laboral y la lista continúa.
Desde una perspectiva general, los hechos sobre el correo electrónico cuentan una gran historia:
• En 2010, aproximadamente 107 billones Se enviaron correos electrónicos: 294 mil millones de correos electrónicos cada día (Pingdom.com)
• El usuario promedio alcanza una sobrecarga de información cuando su bandeja de entrada llega a 50 correos electrónicos (Harris Interactive)
La gran cantidad de correo electrónico está provocando estrés en las organizaciones. Así que la pregunta de los 64.000 dólares es: como líder, ¿qué puedes hacer específicamente para abordarlo?
Algunas organizaciones han adoptado un enfoque dramático en un intento de corregir la sobrecarga de correo electrónico, instituyendo días sin correo electrónico en el trabajo o simplemente eliminando el correo electrónico como herramienta de comunicación. Nuestra investigación publicada recientemente, el Estudio de percepción del correo electrónico relacionado con el trabajo de 2012, proporciona una visión única de la percepción de los trabajadores sobre estas estrategias en todos los roles y funciones.
En pocas palabras, los empleados quieren que se aborden y controlen los comportamientos problemáticos con el correo electrónico, pero no quieren que se elimine o limite su capacidad para utilizar el correo electrónico.
Los datos que recopilamos cuentan una gran historia:
• El correo electrónico es visto como una herramienta de comunicación eficaz y necesaria por más de las tres cuartas partes de todas las audiencias (ejecutivos – 84 por ciento; mandos intermedios – 83 por ciento; empleados – 77 por ciento)
• Limitar el correo electrónico fuera del horario comercial normal pocos lo consideran muy eficaz (ejecutivos: 11 por ciento; mandos intermedios: 20 por ciento; empleados: 13 por ciento)
• Limitar el correo electrónico durante el horario comercial normal lleva incluso menos apoyo (ejecutivos – 8 por ciento; mandos intermedios – 15 por ciento; empleados – 11 por ciento)
¿Qué buscan los empleados cuando se trata de sobrecarga de correo electrónico? Quieren pautas que aborden la cantidad aparentemente interminable de correos electrónicos irrelevantes que llegan a su bandeja de entrada todos los días. Si bien casi todos los que tienen una cuenta de correo electrónico sienten el dolor, los mandos intermedios se ven particularmente afectados por el correo electrónico irrelevante.
Nuestro estudio reveló que un mando medio dedica en promedio 6.000 minutos (100 horas) a correos electrónicos irrelevantes a lo largo de un año. Además, el correo electrónico irrelevante le cuesta a un supervisor promedio 5250 minutos (87,5 horas) y a un empleado promedio 4250 minutos (71 horas) cada año.
Independientemente del tamaño de su organización, esas horas se acumulan rápidamente.
Aquí hay cuatro pasos que lo ayudarán a comprender el efecto del estrés del correo electrónico en su organización y avanzar hacia una solución:
1. Genere una comprensión básica de la sobrecarga de correo electrónico en su organización. Sepa qué comportamientos problemáticos en el correo electrónico están afectando a sus empleados, causando estrés y limitando la productividad.
2. Cree pautas de correo electrónico coherentes con su cultura. Alinee su organización en torno a los mejores usos del correo electrónico como herramienta de comunicación. Acuerde cuándo y con qué rapidez se requieren respuestas.
3. Practica lo que predicas. Como líder, todos los ojos están puestos en usted. Asegúrese de seguir los mismos comportamientos que espera ver en otros miembros de su organización.
4. Capacite a los empleados sobre el uso del correo electrónico y ayúdelos a identificar los comportamientos que deben corregir. Nadie quiere ser señalado como la causa de un problema, especialmente uno que afecta tan profundamente a las personas. Con un poco de humor, puede incorporar los comportamientos de correo electrónico correctos en su organización de forma no amenazante.
Se pueden abordar los comportamientos problemáticos del correo electrónico. Recuerda, todos tienen piel en este juego.
Con un enfoque claro, puede generar comprensión en toda su organización sobre cómo se puede utilizar el correo electrónico de la forma prevista: para hacer que las personas y las organizaciones sean más eficientes en sus comunicaciones. Al hacerlo, elevará el nivel general de las comunicaciones en su organización y ayudará a todos a recordar el valor de las comunicaciones cara a cara y de voz a voz.
Para obtener más información y recursos relacionados con el Estudio de percepción del correo electrónico relacionado con el trabajo de 2012, visite www.yourthinkpartner.com/email-research-and-resources
Acerca de David Grossman y el Grupo Grossman
David Grossman, destacado consultor, orador y autor, es una de las principales autoridades estadounidenses en comunicación dentro de las organizaciones y es fundador y director ejecutivo de The Grossman Group (www.tupensamientopartner.com), una galardonada consultoría de comunicaciones con sede en Chicago que se centra en consultoría organizacional, desarrollo de liderazgo estratégico y comunicaciones internas para clientes de Fortune 500. David es citado a menudo en los medios y ofrece comentarios y análisis expertos sobre cuestiones de liderazgo y empleados.