Una de las responsabilidades más importantes de un líder es poder planificar y dirigir una reunión de equipo eficaz. Se podría pensar que después de haber asistido a cientos de reuniones como participante, los líderes se darían cuenta de esto mediante ósmosis y prueba y error. Sin embargo, según mi experiencia, el arte de dirigir una buena reunión de personal es una parte descuidada incluso en el desarrollo del líder de mayor rango.
Hay mucha información sobre reuniones efectivas…. adelante, haz una búsqueda y revisa esas cosas. Está todo bien. Y además de esas mejores prácticas estándar, aquí hay 10 consejos que probablemente no encontrará. Puede que el tono te parezca un poco duro… si te parece así, es porque está basado en una experiencia personal. Es decir, he cometido todos estos errores tontos, así que sólo intento evitar que tú hagas lo mismo. Amor duro. (:
1. Lo más importante que puedes hacer como líder para mejorar las reuniones de tu equipo: ajustar su propia actitud ante las reuniones. Me horroriza ver cuántos directivos, en todos los niveles de la organización, se enorgullecen de proclamar su odio hacia las reuniones. Bien, entonces ayúdame a entender esto. Para lograr resultados significativos, resolver problemas, tomar decisiones, informar, inspirar y motivar, tenemos que trabajar con personas. Maldita sea, esa gente molesta. Entonces, ¿necesitamos reunir a esas personas en una sala o en una llamada y hablar entre ellos? Si eres gerente y odias hablar con la gente, ¿cuál es tu trabajo? ¿Sentado en tu oficina con la puerta cerrada enviando correos electrónicos?
Como líder, intente considerar las reuniones como una manifestación de liderazgo. Su liderazgo muestra el tiempo, no algo que temer como una visita al dentista.
2. No delegues la planificación de la agenda a un administrador u otro miembro del equipo. Como líder, es su reunión. No entras y reaccionas simplemente a lo que otra persona ha planeado.
3. ¿Dije planificación de agenda? Sí, es de esperar que todos los artículos que haya leído sobre reuniones efectivas mencionen agendas. Sin embargo, todavía asistimos a reuniones donde no hay nada que encontrar. La “planificación” es otra cosa que a menudo falta. Tómese el tiempo para pensar en las decisiones clave que deben tomarse, la información que debe comunicarse, quién debe estar en la reunión, el momento, etc. «Improbar» es una pérdida de tiempo para tu equipo y les dice que realmente no te importa.
4. Aunque es su responsabilidad como líder planificar la agenda, aún puede invitar a miembros del equipo a contribuir con elementos de la agenda. Envíe una convocatoria para los puntos de la agenda unos días antes de la reunión.
5. Pon un poco de variedad en el formato. Aquí hay algunas cosas que puedes hacer para mezclarlo:
– Invitar a oradores invitados
– Celebrar algo
– Organice una “mesa redonda de aprendizaje”: haga que los miembros del equipo se turnen para enseñarse algo entre sí.
– Ver un vídeo
– Cambiar de ubicación; ir fuera del sitio
– Trae algo de comida divertida o interesante.
– Tener una reunión de “orden del día de un solo tema”.
– Realizar actualizaciones de rondas de iluminación.
– Llevar comida (¿ya mencioné eso?)
– Haz una lluvia de ideas
– Cambiar de silla; cambiar cualquier cosa ¡Para romper con la monotonía!
– Pero, por favor, nada de actividades tontas de teambuilding.
6. No intente meter tantos temas en la agenda que no haya lugar para la discusión o la espontaneidad. Deje algo de “espacio en blanco” para la creatividad y el compromiso.
7. En lugar de simplemente compartir información, intente resolver un problema, tomar una decisión o crear algo. Sí, es desafiante y puede resultar complicado, pero ahí es donde obtenemos el mayor valor de las reuniones. Esté preparado para simplemente tirar los dados y estar abierto a cualquier resultado.
8. Bájate de tu trono y relájate. Ser el líder de una reunión no es tu oportunidad de gobernar y hacer alarde de tu poder. Reprender a alguien frente al equipo es una forma de hacerlo. Tener sentido del humor y humildad.
9. Lleve un registro de las acciones y asegúrese de que las personas hagan lo que dicen que van a hacer. Es frustrante llegar a la siguiente reunión y descubrir que la mitad del equipo no se molestó en hacer lo que usted se quedó hasta tarde la noche antes de completarlo. Haga un seguimiento e inspeccione antes de la reunión y responsabilice a las personas.
10. Por último, sea un modelo a seguir del tipo de comportamiento que espera ver de los demás. Las reuniones de equipo no son un momento para bajar la guardia y relajarse con su equipo. Mantenga usted y su equipo los más altos estándares de conducta, lo que significa no hacer bromas subidas de tono, molestar a los miembros del equipo, cinismo y sarcasmo, ni criticar a otros departamentos o a la gerencia. Piensa en el líder amable por el que quieres ser conocido y luego preséntate en todas y cada una de las reuniones. ser ese líder.
¿Y tú? ¿Aceptar? ¿Discrepar? ¿Algo que añadir?