Muchas pequeñas empresas con personal limitado utilizan el período de inscripción abierta como el único momento para discutir los beneficios con los empleados. Esta actividad, aunque necesaria, puede resultar abrumadora para el personal al comprender grandes cantidades de información sobre beneficios de una sola vez. Las pequeñas empresas que buscan formas más efectivas de apoyar a los empleados deben implementar un enfoque de educación y comunicación de beneficios durante todo el año en lugar de períodos limitados e intensos de sobrecarga de información o comunicación poco frecuente. Hacerlo puede ayudar a las empresas a proporcionar a los empleados información retenible y hacer que procesos como la inscripción abierta sean más fluidos y eficaces.
Impacto en la retención
Mejorar los esfuerzos de comunicación de beneficios puede tener resultados comerciales críticos para las empresas más pequeñas. Para ayudar a comprender algunas realidades reveladoras en el lugar de trabajo, el Informe sobre la fuerza laboral de Aflac 2011 Un estudio encontró que cuando se trata de tomar decisiones sobre beneficios, apenas el 8 por ciento de los trabajadores están de acuerdo en que están plenamente involucrados en la toma de esas decisiones, un sentimiento que comparten sus empleadores. Alrededor del 63 por ciento de las empresas están de acuerdo en que los trabajadores deben estar más comprometidos y sólo la mitad siente que sus empleados aprovechan al máximo los beneficios que se les ofrecen.
Al fomentar proactivamente la participación de los trabajadores a la hora de tomar decisiones sobre beneficios, los empleadores pueden ayudar a los trabajadores a estar mejor preparados y protegidos contra un accidente o enfermedad, lo que tiene importantes implicaciones financieras tanto para ellos como para sus empleadores.
Al evaluar la comunicación de los beneficios en el lugar de trabajo en las pequeñas empresas, el 39 por ciento de los trabajadores coincide en que sería menos probable que dejaran sus trabajos si estuvieran bien informados sobre sus beneficios. El costo de la rotación por sí solo es un incentivo para que los empleadores realicen cambios en cómo y con qué frecuencia sus organizaciones comparten información sobre beneficios.
Las pequeñas empresas deben reconocer la posibilidad de que la comunicación necesite mejorar. Por ejemplo, casi la mitad (46 por ciento) de los empleados de las pequeñas empresas dicen que sus departamentos de recursos humanos comunican muy poco sobre los planes de beneficios para empleados, y poco más de la mitad (52 por ciento) de los tomadores de decisiones de recursos humanos en las pequeñas empresas creen que se comunican de manera muy o extremadamente efectiva con sus empleados. empleados.
Obtenga importantes recompensas desarrollando comunicaciones de beneficios más efectivas, incluidos empleados más sanos, más protegidos y más comprometidos. Cuatro mejores prácticas incluyen:
1. Ser un recurso valioso
Sin información real, los empleados a menudo recurren a fuentes poco confiables en busca de información y orientación. La mayoría de los trabajadores (62 por ciento) obtienen asesoramiento/información sobre seguros de colegas, amigos y familiares. De hecho, los empleados de las pequeñas empresas son los que tienen menos probabilidades de obtener información/consejos sobre los beneficios para empleados de los profesionales de recursos humanos de la empresa (39 por ciento).
Cuando los empleados no saben lo que hacen, no obtienen mejores resultados en términos de proteger adecuadamente sus ingresos y bienestar, lo que deja a muchos trabajadores con seguro insuficiente y vulnerables a las ramificaciones financieras de un evento de salud inesperado. Con el tiempo, los eventos de salud inesperados pueden afectar la productividad de una pequeña empresa.
2. Uso de encuestas
Las comunicaciones electrónicas han hecho que sea más fácil que nunca encuestar a los trabajadores a un costo mínimo. Desafortunadamente, poco más de la mitad (52 por ciento) de las organizaciones realizan encuestas que aumentan su comprensión de la satisfacción de los empleados con las ofertas de beneficios. Aún menos (sólo el 43 por ciento) encuestan la comprensión de los empleados sobre la comunicación de beneficios.
Al tomarse el tiempo para comprender las preferencias y necesidades de los trabajadores, los empleadores pueden aumentar la satisfacción de los empleados con los paquetes de beneficios y ayudar a brindarles la tranquilidad que se obtiene al saber que sus empleados tienen la protección adecuada. Además, los empleadores pueden utilizar estas encuestas para identificar necesidades de seguro médico no atendidas, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones de recursos humanos abordar mejor las necesidades de comunicación de beneficios y encontrar formas de hacer que la información sobre beneficios sea más sólida y accesible.
3. Ayudar a eliminar errores comunes en materia de beneficios
Aproximadamente el 77 por ciento de los trabajadores han admitido haber cometido errores sobre la cobertura de beneficios durante su proceso de inscripción abierta, lo que hace que muchos empleados se sientan negativos al final del año sobre el proceso, incluso estresados, confundidos o arrepentidos. Una mirada más cercana revela que casi la mitad de los trabajadores (47 por ciento) dicen que han cometido errores o se arrepienten, como haber puesto muy poco en su cuenta de gastos flexible (FSA) o no haber elegido la cobertura de beneficios disponibles como voluntaria, dental o de la vista; o eligieron beneficios que no necesitaban o eligieron el nivel de cobertura equivocado.
La brevedad de las decisiones sobre beneficios anuales requiere un programa integral de educación y comunicación de un año de duración. Las mejores prácticas incluyen diversificar los materiales para abarcar la impresión, la Web, el correo electrónico y las reuniones cara a cara; organizar múltiples reuniones en persona durante todo el año; e incluir a los cónyuges en la toma de decisiones.
4. Considere contratar un consultor o corredor de beneficios
Dar a los empleados la oportunidad de hablar directamente con un asesor de beneficios o un representante de una correduría o compañía de seguros puede ser increíblemente eficaz en términos de educación. De hecho, el 50 por ciento de los trabajadores de las pequeñas empresas coinciden en que estarían más informados sobre los beneficios si hablaran con un consultor o corredor durante la inscripción.
Mantenerse al día con regulaciones complicadas y en constante cambio es cada vez más difícil, especialmente para las pequeñas empresas. Asociarse con corredores o consultores de beneficios puede ayudar a las empresas a reforzar sus beneficios de seguros con poco impacto en los resultados. Los corredores y consultores de beneficios también pueden asesorar y ayudar a desarrollar estrategias de comunicación y procesos de inscripción eficaces.
Según el estudio de Aflac, las empresas que utilizan corredores o consultores de beneficios probablemente ofrezcan paquetes de beneficios más sólidos que sus competidores, crean que sus paquetes de beneficios son más competitivos que los de sus pares de la industria y comuniquen con más frecuencia sobre los beneficios de sus organizaciones.
Conclusión
Desarrollar comunicaciones efectivas sobre beneficios es difícil, particularmente cuando se trata de educar a los trabajadores sobre sus opciones de seguro. Sin embargo, al utilizar una comunicación reforzada durante todo el año, los tomadores de decisiones de recursos humanos de las pequeñas empresas pueden simplificar el intercambio de información para los empleados, permitiéndoles tomar mejores decisiones para sus familias y generar una mayor retención y un mayor reconocimiento por sus paquetes de compensación total.
Foto del paquete de beneficios vía Shutterstock