El uso de contratistas independientes puede ayudarle a ahorrar dinero en gastos relacionados con los empleados, incluidos impuestos sobre la nómina, beneficios y horas extras.
Si bien puede resultar tentador clasificar a algunos miembros de su personal como contratistas independientes, querrá asegurarse de que su empresa lo esté haciendo correctamente con el creciente peligro de multas. Asegúrate de estudiar el tema.
El Servicio de Impuestos Internos y el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos se han unido a un número cada vez mayor de estados. El propósito es intercambiar información y recursos que puedan ayudar en el descubrimiento de infracciones de clasificación errónea de trabajadores.
Los empleadores que incumplan pueden ser responsables del pago de horas extras. Luego impuestos atrasados (incluida la mitad de los trabajadores), multas e intereses y gastos legales. Además de quizás pagar los salarios atrasados (si no se han cumplido los estándares de salario mínimo).
La publicidad adversa y la disminución de la moral de los empleados son consecuencias menos cuantitativas. Además, las multas y sanciones impuestas aumentan en proporción a la gravedad de la infracción.
El IRS tiene claro que no existe una fórmula mágica para determinar si una persona es un contratista independiente o un empleado. Todo depende de las circunstancias del caso.
En general, los gerentes deben evaluar si tienen la autoridad para regular el rendimiento del trabajo y cómo el empleado realiza la tarea. El estado del trabajador no se ve afectado por el uso o no de este privilegio. Hay ocasiones, por ejemplo, en las que las empresas dan un mínimo de asesoramiento o control a personal altamente experimentado. La cuestión es si tienes la autoridad legal para hacerlo.
El IRS determina reglas independientes.
¿Cómo determina el IRS cuánto control tiene un empleador sobre cómo las personas hacen el trabajo?
Las normas de derecho común del IRS abarcan tres factores importantes: control de comportamiento, control financiero y tipo de relación. Ningún aspecto es importante. En cambio, debe evaluar la totalidad de cada circunstancia.
También puede utilizar la Prueba de Realidad Económica del Departamento de Trabajo para determinar si la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) se aplica a usted. Sus seis criterios coinciden con los del IRS. También evalúa si el trabajador tiene una empresa legítima que no presta servicios esenciales para la suya.
Entonces, ¿cómo se puede establecer que alguien es un contratista independiente y no un empleado? La mejor documentación demuestra que la persona tiene una empresa legítima aparte de la suya. La documentación también puede demostrar que la persona tiene control total sobre su empleo.
Su trabajo no es un componente esencial de lo que ofrece su organización. De hecho, el trabajador es libre de obtener ganancias o pérdidas y ser contratado por otros (consulte con el IRS para obtener más información). Además, establezca un archivo de proveedores para cada contratista independiente que contenga la siguiente información.
Un acuerdo escrito.
Describa la naturaleza de la sociedad, ya que el simple hecho de indicar que alguien es un contratista independiente no lo convierte en tal.
Indique los resultados previstos del proyecto, los honorarios y las fechas de finalización. El contrato debe decir que el trabajador debe utilizar sus equipos/herramientas.
Además, se les permite reclutar a otros sin su permiso. Y que proporcionen un seguro de responsabilidad civil para sus empleados. Anote los números de identificación fiscal y comercial del contratista. Ambas partes firman el contrato y redactan un nuevo contrato para cada nuevo proyecto.
Evidencia de un negocio legítimo y distinto. Guarde una copia de las cartas impresas en papelería comercial, tarjetas de presentación, folletos o anuncios. Imprima una copia de una página relevante del sitio web del contratista, publicidad en línea de servicios o copias de correos electrónicos que describan los servicios prestados.
Facturas.
Debe basar todos los pagos al contratista en las facturas que le haya proporcionado.
No acepte informes de gastos de un contratista independiente. El kilometraje y cualquier compra o suministro de equipo son parte de su gastos de la empresa, no los suyos. Guarde todas las facturas y asegúrese de que correspondan con el Formulario 1099, que debe enviar al contratista después del año fiscal.
Formulario W-9 para el contratista independiente.
Para cada contratista independiente, tenga archivado un formulario W-9 completamente completado.
Si el contratista no marca la casilla eximiéndose de retención de impuestos, legalmente deberá retener impuestos a una tasa del 28%. Marque esa opción y presente sus impuestos de trabajo por cuenta propia si es un contratista independiente.
Con las normas laborales más estrictas de hoy en día, las empresas deben investigar antes de clasificar a alguien como contratista independiente. En términos de la situación de un contratista independiente, las siguientes condiciones pueden generar señales de alerta:
- Un ex empleado es recontratado para realizar un trabajo comparable al de su empleo anterior, incluso si el puesto es temporal o a tiempo parcial.
- Un pasante hace un trabajo real en lugar de simplemente seguir o estudiar. Consulte los seis criterios interrelacionados.
- Usted le brinda al trabajador el equipo, los suministros, las herramientas y el espacio de oficina continuo necesarios.
- El trabajador reemplaza o supervisa a uno de sus trabajadores.
- La asociación es continua y a largo plazo en lugar de trabajar por proyecto.
La última preocupación es que las leyes estatales pueden diferir significativamente de las federales. Es concebible clasificar a un trabajador como contratista independiente por razones del IRS mientras paga la compensación laboral o los pagos del seguro de desempleo en su nombre según la ley estatal. Consulte las reglas de su estado sobre contratistas independientes para asegurarse de haber cubierto todas sus bases.