La pandemia obligó a la mayoría de las empresas a optar por reuniones virtuales. Y a medida que la tecnología sigue avanzando, más marcas han adoptado la idea de un evento corporativo virtual.
Hoy en día, los eventos virtuales han ayudado a llegar a un público objetivo más amplio, lo que ha impulsado las conversiones a largo plazo.
Dado que los eventos virtuales pueden ser accesibles para todos, independientemente de su ubicación, es más probable que asistan la mayoría de las personas, lo que facilita la recuperación de datos. Además, los eventos virtuales no suponen los mismos costes que los eventos físicos. Estos ahorros de costos incluyen encontrar un lugar, conseguir proveedores, técnicos, etc.
Como resultado, los eventos virtuales ahorran mucho tiempo y amplían el alcance global, ya que la logística para reunir audiencias es más sencilla cuando se realiza en línea. Además, los eventos corporativos virtuales tienen más valor para los expositores y patrocinadores porque pueden promocionar y mostrar directamente sus servicios a los participantes.
En cuanto a la creación de redes, los eventos virtuales hacen que todo sea más fácil gracias a las opciones de chat en vivo y las interacciones basadas en etiquetas donde los participantes conocen a otras personas en el campo. Sin embargo, al igual que los eventos físicos, los virtuales necesitarán un experto para brindar excelentes experiencias corporativas virtuales a ambas partes.
Por lo tanto, si se está preparando para crear experiencias corporativas virtuales memorables, es posible que deba tener en cuenta algunos consejos que le asegurarán el éxito. Estos son algunos de los errores más importantes que se deben evitar al organizar un evento virtual.
1. Establecer plazos prolongados
Dependiendo de tu público objetivo, deberás establecer la duración adecuada para cada sesión virtual.
Por ejemplo, si su evento está dirigido a clientes universitarios, una sesión de 30 minutos puede ser la mejor manera de asegurarse de que no pierdan el interés.
Sin embargo, si se trata de un evento corporativo dirigido a empleados, es posible que puedan realizar sesiones más largas que pueden durar una hora. Puede evitar que los participantes se alejen distribuyendo su contenido en un par de días con un mínimo de horas.
Además, las sesiones breves pueden ayudarle a planificar actividades interesantes que mantendrán a los participantes interesados en su contenido. Por lo tanto, tómate tu tiempo y planifica todas tus sesiones para que vayan bien con tu contenido. Evite superposiciones durante el evento.
2. No tener una agenda
Para que un evento online tenga éxito es necesario una planificación y organización previa.
Elaborar un plan le ayuda a comprender si tiene los recursos necesarios para llevar a cabo el evento sin problemas.
Al planificar un evento corporativo virtual, la mayoría de las personas que carecen de una agenda también carecen de un plan de contingencia. Un plan de contingencia debe incluir instrucciones que se utilizarían en cualquier aspecto del evento si algo sale mal.
Es importante destacar que debes crear un plan que incluya escribir primero los detalles importantes, como el inicio del evento. También puede agregar la cantidad de asistentes, los arreglos necesarios, el período de tiempo, los oradores invitados y mucho más.
3. Contenido denso
Su contenido debe estar bien estructurado, completo y único para captar la atención de la audiencia.
Para que su contenido sea interesante, considere equilibrarlo agregando imágenes y videos que tengan más probabilidades de atraer a los asistentes.
Todo evento virtual requiere el compromiso de los participantes, que es la tarea más difícil de lograr. A diferencia de los eventos físicos que no tienen tantas distracciones, los eventos virtuales tienden a ser exactamente lo contrario, lo que dificulta sentarse durante largas sesiones.
Como planificador, asegúrese de que las presentaciones no sean aburridas ni largas. Esto puede hacer que los asistentes se alejen y puedan cerrar sesión fácilmente. Intente examinar a todos los presentadores y su contenido para evitar pasar por alto partes vitales de la presentación.
4. Elegir la plataforma incorrecta
Cada plataforma virtual ofrece diferentes opciones y conseguir una que lo tenga todo puede resultar complicado. Y, con tantas opciones en el mercado, es posible que acabes eligiendo la plataforma equivocada. Mientras busca opciones, considere las características que pueden ayudarlo a lograr el objetivo de su evento.
El networking es importante en la mayoría de los eventos corporativos. Por lo tanto, es esencial conseguir una plataforma que permita a las personas conectarse y mantenerse activas durante el evento. Además, la plataforma debería animar a los asistentes a iniciar sesión más fácilmente.
La plataforma también debería ofrecer la función de personalización y marca personalizada. También debe ofrecer análisis en tiempo real y posteriores al evento que puedan utilizarse para mejorar la experiencia de las diferentes sesiones. Y, para mantener a los asistentes presentes, considere adquirir una plataforma que les ofrezca un diseño fácil de usar y estéticamente agradable. Asegúrese de investigar un poco para encontrar la aplicación de eventos óptima para su situación.
5. No preparar a los participantes para el evento virtual
La mayoría de las veces, a las personas les resultará difícil utilizar plataformas virtuales. Para evitar esto, la preparación de los participantes debe realizarse antes del evento para garantizar una navegación fluida para todos.
Mientras planifica, comparta las herramientas web disponibles y las opciones de stands virtuales, salas, proveedores o participantes adicionales a los que tienen acceso los asistentes.
Para asegurarse de que estén bien preparados, puede utilizar un software de grabación de pantalla para filmar un vídeo corto con instrucciones sobre cómo participar.
6. Conseguir los patrocinadores equivocados
Los patrocinadores son vitales para el éxito de la mayoría de los eventos y los virtuales te brindan una infinidad de posibilidades para atraer más.
Sin embargo, la gran cantidad de opciones puede amenazar con abrumar a la mayoría de los planificadores virtuales. Es posible que acaben con los patrocinadores equivocados. Por eso, a la hora de elegir un patrocinador, considera si está relacionado con tu contenido o concepto para evitar distracciones innecesarias a los asistentes.
7. Falta de soporte técnico
Nunca se sabe qué podría salir mal. Por eso es importante encontrar soporte técnico confiable que garantice un evento sin contratiempos.
Un equipo de soporte técnico puede ayudarlo a elegir las herramientas y los lugares de entretenimiento adecuados. También se asegurarán de que tenga suficiente ancho de banda con protocolos de seguridad que se adapten a sus necesidades.
Además, facilitan el proceso de registro para todos los involucrados. Lo hacen ofreciendo varias formas para que las personas se registren a tiempo en el evento. También pueden recopilar respuestas de registro en un solo lugar, lo que facilita su seguimiento.
Además, sus asistentes recibirán respuestas inmediatas confirmando que tienen su información de registro, lo que agilizará el proceso de registro.
Un equipo de soporte técnico confiable también puede configurar escenarios virtuales para diferentes oradores durante el evento para que las experiencias virtuales corporativas sean más agradables.
Mientras tanto, si su evento tiene varias sesiones simultáneas, el equipo de soporte técnico puede ayudarlo a administrar cada sesión grupal.
En cuanto a los ponentes, podrán disponer de salas verdes virtuales. Allí podrán tomarse un tiempo para prepararse y acceder a la cuenta atrás para su presentación.
Línea de fondo
La tecnología ha sido fundamental para cambiar nuestra comprensión de los acontecimientos. Garantiza que los eventos puedan ser exitosos, virtualmente, con diferentes asistentes, personal y oradores. Sin embargo, muchas personas fracasan debido a los errores cometidos durante la fase de planificación.
Como se mencionó anteriormente, algunos de los errores más comunes incluyen tener contenido denso que puede resultar aburrido, bajos niveles de participación, períodos de tiempo prolongados y elegir la plataforma incorrecta. Como planificador, es necesario conseguir los patrocinadores adecuados y diseñar su plan con soporte técnico para respaldar el evento.