Los propietarios de pequeñas empresas a menudo se ven bombardeados por sistemas de software de automatización que prometen agilizar un proceso comercial importante. Estos sistemas pueden tener un atractivo significativo y prometen reducir tanto los costos como los requisitos de mano de obra y, al mismo tiempo, realizar el trabajo necesario.
Sin embargo, estos sistemas generalmente afirman ser acuerdos del tipo «configúrelo y olvídese». Esto puede ser engañoso y dar lugar a expectativas poco realistas, así como a estrategias de implementación defectuosas.
Afortunadamente, es posible obtener un gran valor de los sistemas de automatización siempre que se comprendan tanto sus ventajas como sus limitaciones.
Es importante comprender qué procesos se pueden automatizar de forma fiable dentro de su empresa. Estos pueden incluir nómina, facturación, contabilidad de costos, monitoreo de infraestructura de TI, marketing relacionado con Internet, gestión de participación de clientes potenciales y clientes, monitoreo de inteligencia competitiva y muchos otros. El truco consiste en determinar qué procesos, si se automatizan, proporcionarán el mayor valor para su empresa en particular.
Un método para determinar este valor implica realizar un seguimiento cuidadoso del tiempo de los empleados para determinar si dedican grandes cantidades de tiempo a procesos que pueden automatizarse fácilmente. En casos como estos, la implementación de un sistema automatizado a menudo proporciona un alto retorno de la inversión al reducir el tiempo dedicado a actividades tediosas y, al mismo tiempo, liberar a los empleados para trabajar en otras tareas.
Seleccionar e implementar software específico para cumplir con los requisitos de automatización es un tema demasiado amplio para cubrirlo completamente aquí (ahí es donde los consultores ganan dinero).
Dicho esto, una vez que haya determinado qué procesos dentro de su empresa se pueden automatizar con éxito, existen algunas mejores prácticas universales de software de automatización que debe recordar:
Funcionalidad de integración
Asegúrese de que la funcionalidad de integración esté presente en el sistema que elija. Los programas empresariales modernos deben comunicarse entre sí para que usted pueda recopilar, recuperar y manipular datos como mejor le parezca.
Si un programa utiliza muchos protocolos propietarios, busque en otra parte software que funcione bien con otros.
Longevidad
Otro factor clave a considerar al elegir programas de automatización es la longevidad. Los programas especializados que son nuevos y relativamente no probados en un entorno empresarial son riesgosos porque pueden no durar mucho. Por lo tanto, incluso si el programa funciona como se anuncia, podría quedarse atascado cuando se necesite una actualización y el negocio se haya hundido.
Cuando se trata de automatizar procesos comerciales clave, es aconsejable seleccionar programas de alta calidad que hayan resistido la prueba del tiempo. Las pequeñas empresas suelen buscar libros rápidos, ADP e incluso Microsoft Dynamics GP para proporcionar la base para la infraestructura de automatización. Aunque no se ajustan perfectamente a las necesidades de todos, cada uno merece una mirada cuidadosa.
Monitorear y actualizar
Por último, tenga en cuenta que ni siquiera los sistemas de automatización más avanzados pueden funcionar sin supervisión y actualizaciones periódicas. En general, los programas deben revisarse diariamente para garantizar un funcionamiento adecuado y poder corregir cualquier problema rápidamente.
Si el programa de software que elige ofrece un contrato de mantenimiento, sería prudente invertir en él. Los sistemas de automatización deben reevaluarse o actualizarse al menos dos veces al año. En ocasiones, un contrato de mantenimiento incluirá actualizaciones automáticas de software, lo cual es un beneficio muy valioso.
El software cambia rápidamente y requiere un mantenimiento regular para garantizar una integración fluida con sus procesos diarios. Si descubre que el software tiene retrasos o causa problemas incluso después de actualizarlo, definitivamente debería considerar buscar un reemplazo. El inconveniente de implementar un nuevo programa de automatización a menudo se ve mitigado por la mayor funcionalidad que ofrece.
Los programas de automatización pueden afectar significativamente los resultados de su empresa, pero es importante no ser demasiado optimista. Su automóvil no lo lleva al trabajo y su estufa no cocina los alimentos por sí sola. Sólo las personas pueden administrar un negocio. Cuando se deja que el software funcione sin control, suceden cosas malas.
Concéntrese en crear una estrategia sólida de implementación y mantenimiento y podrá optimizar sus procesos mientras aumenta sus ganancias.
Manera fácil, manera difícil Foto vía Shutterstock