Para los propietarios de pequeñas empresas, crear una política de redes sociales es una forma eficaz de ayudar a sus empleados a interactuar con los clientes, aclarar sus mensajes de marketing y proteger su credibilidad en línea. Veamos cómo crear una política de redes sociales.
¿Qué es una política de redes sociales?
Aquí hay una definición:
«Una política de redes sociales es un conjunto de pautas que describen cómo los empleados deben interactuar con los clientes en línea».
En general, la mayoría de las políticas proporcionan pautas para:
- Blogs corporativos
- Gorjeo
Recuerde, no es necesario crear políticas individuales para cada sitio de redes sociales. En su lugar, puede crear un documento de política maestra y desarrollar capítulos breves para cada sitio específico. Esto facilita la gestión del documento y mantiene los cambios bajo control.
Manuales para empleados y política de redes sociales
Desde un ángulo, puede desarrollar su política de redes sociales como un subconjunto de su manual del empleado. Esto significa que cuando alguien se une a la empresa, las pautas para interactuar en línea se tratan en ese capítulo del manual.
O puede crear un documento independiente y consultar el manual del empleado cuando sea necesario. Esto reduce el recuento de palabras ya que, por ejemplo, puede hacer referencia a información legal y políticas de recursos humanos en este documento.
Empezando
Como muchas cosas, dar el primer paso es la parte más difícil del desarrollo de una política de redes sociales. Entonces, ¿por dónde empiezas? Un enfoque es observar las empresas de su sector, examinar sus políticas (muchas son públicas) y utilizarlas como elementos básicos para sus documentos.
Cuando examine las políticas, considere lo siguiente:
- Tono – ¿La política es formal o utiliza un estilo conversacional más relajado? ¿Cuál crees que funciona mejor? Algunos documentos utilizan frases como ‘El usuario deberá…’ que suenan un poco duras. Trate de adoptar un tono profesional, servicial y respetuoso.
- Longitud – Algunas políticas son muy breves, mientras que otras son densas y se leen como documentos legales. Nuevamente, vea cuál funciona mejor para usted. No hay bien ni mal.
- Nivel de información – Algunas políticas brindan pautas generales, mientras que otras brindan información más detallada, por ejemplo, detallando cómo responder a un comentario negativo en el blog de la empresa.
- Alcance – ¿Las políticas cubren las redes sociales de forma individual o adoptan un enfoque más amplio? ¿Qué enfoque funcionaría mejor para su empresa? ¿Cuál sería más fácil de gestionar?
- Uso – ¿Puede ver a su personal utilizando estos documentos? Si no, ¿por qué? Busque ejemplos que le guste leer y que crea que funcionarían bien para su equipo.
Crear un borrador de documento
Si la idea de redactar una política de redes sociales le produce pavor, no se desanime. No es tan difícil y te mostraré por qué. De la misma manera que Roma no se construyó en un día, la creación de sus documentos políticos llevará un tiempo… pero lo logrará. El truco consiste en dividirlo en tareas manejables (por ejemplo, una póliza por semana).
Por ejemplo, comencemos con una política para tu página de Facebook:
- Objetivo – Describa el propósito de esta política en una oración. Mantenlo enfocado y elimina cualquier ambigüedad. Escribe en un tono positivo.
- Objetivos – Describa cómo esta política ayudará a los lectores (es decir, sus empleados y fans de Facebook) a interactuar.
- Política – Redacte una breve política que describa sus expectativas, posición y acciones que puede tomar si se incumplen estas pautas.
- Contactos – Incluya información de contacto si el lector necesita una aclaración.
¿Ayuda o dificulta?
¿Por qué tanta gente siente que las políticas de redes sociales son algo malo? La razón principal por la que las políticas no funcionan (o tienen mala reputación) es que dificultan que los empleados hagan su trabajo. Quizás eso no sea del todo cierto, pero para muchos empleados, estas políticas sentir como una intrusión y una regla más a seguir. ¿Cómo puedes solucionar esto?
creo que es la palabra política eso molesta a la gente. Si este es el caso, cambie el tono del documento y consúltelos como pautas, instrucciones y ejemplos para brindarles a sus empleados más confianza al interactuar en línea. Luego, después de haber creado las políticas, realice un taller informal y presente el documento. Recuerde, la mayoría de los empleados quieren hacer bien su trabajo. Pero a veces se sienten frustrados cuando tienen que cambiar la forma en que realizan sus tareas diarias. El taller debería reducir su ansiedad y darles la dirección que necesitan.
Cuando comience la sesión, analice los siguientes elementos:
- Suposiciones – Eliminar cualquier suposición o malentendido que puedan tener sobre las políticas.
- Ejemplos – Guíelos a través de ejemplos de políticas para que comprendan cómo se aplica la política a su función.
- Escenarios – Mantenga la sesión práctica discutiendo escenarios donde las políticas los ayudarán.
La parte del escenario del taller es muy importante. Muestre ejemplos del mundo real de dónde las redes sociales pueden causar problemas, como por ejemplo:
- Personal que comparte información confidencial por accidente
- Responder a comentarios negativos y entrar en guerras incendiarias
- Dejar comentarios en los sitios web de la competencia
Luego muestre cómo manejar estos problemas de manera más efectiva. Sus empleados verán el valor de los documentos y estarán más dispuestos a utilizarlos.
Publicar
Una vez que haya finalizado los documentos de la política, envíe un PDF a todos los empleados. Pídales que lo lean atentamente y respondan si notaron lagunas, errores o errores tipográficos. Luego publique la política en su sitio web, blog y otros canales de redes sociales. Recuerde agregar una fecha, número de versión y propietario del documento para que pueda realizar un seguimiento de los cambios en el documento.
Monitor
Desarrollar políticas es un proceso de refinamiento. Cada seis meses, revisar los documentos y actualizarlos cuando sea necesario. Por ejemplo, si ha lanzado un sitio móvil, es posible que desee incluir políticas al respecto en el documento. Más importante aún, observe los comentarios que reciba de su equipo y vea cómo se pueden utilizar para perfeccionar el texto.
Conclusión
Escribir su primera política de redes sociales es más fácil de lo que piensa. Véalo como un pequeño proyecto que abordará durante las próximas cuatro semanas. Cree un equipo con buenas habilidades de escritura y conocimiento de las redes sociales, luego trabaje para cumplir una fecha límite.
Si ya ha redactado políticas de redes sociales, ¿cuál es la parte más difícil del proceso para usted? Una vez que haya creado políticas, ¿cómo las implementa?
Imagen de Dirk Ercken/Shutterstock