A la mayoría de las pequeñas empresas parece no gustarles mucho los presupuestos. La sensación es que los presupuestos son sólo una distracción para perder el tiempo de las cosas que realmente hay que hacer. Probablemente usted tenga sentimientos similares hacia el presupuesto. Y tienes razón.
Hacer un presupuesto es una pérdida de tiempo si lo hace como lo hacen la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. Ya conoce la manera: hacer un presupuesto “matemático” aumentando los ingresos y gastos y obtener una cifra de ganancias netas “mágica” que realmente no cree, o que ni siquiera sabe cómo lograr.
Pero la verdad es que PUEDES crear un presupuesto que te resulte útil. Uno que realmente le ayude a crear los resultados financieros que desea y le ayude a identificar qué acciones debe tomar para seguir avanzando hacia los resultados financieros previstos.
¿Cuál es el camino hacia un presupuesto eficaz? Aquí hay siete pasos rápidos. Síguelo y ni siquiera sentirás que estás creando un presupuesto:
Paso uno
El primer paso es crear su presupuesto de ingresos. La forma de hacer esto de manera significativa es comenzar con la cantidad de clientes a los que históricamente ha atendido en su período presupuestario. Por ejemplo, si atiende a 75 clientes en un mes, este sería el punto de partida si estuviera haciendo un presupuesto para el próximo mes.
Segundo paso
Determine el tamaño promedio de sus transacciones en el pasado durante el período que está tratando de presupuestar. Por ejemplo, si el tamaño promedio de su transacción ha sido de $250 en períodos recientes similares.
Paso tres
Con base en su número histórico de clientes para el período y el tamaño promedio de las transacciones y dados sus esfuerzos de marketing y ventas planificados, decida cuál cree que es un objetivo apropiado para el número de clientes y el tamaño promedio de las transacciones. Por ejemplo, si tiene programada una próxima campaña de marketing que generará una cantidad de nuevos clientes potenciales en comparación con la cantidad que normalmente esperaría, debe ajustar su número objetivo de clientes hacia arriba para reflejar esto.
Paso cuatro
Multiplique su número objetivo de clientes y el tamaño promedio de las transacciones.
Acaba de crear un presupuesto de ingresos para su negocio observando los elementos que generan ingresos. Aún más importante, ha creado objetivos granulares (número de clientes y tamaño de la transacción) que lo guiarán todos los días durante su período presupuestario para saber si está en camino de generar esos ingresos o no. Si no, dónde te estás quedando atrás. Por ejemplo, no hay suficientes clientes, el tamaño promedio de las transacciones es menor de lo planeado, etc.
Paso cinco
Utilice los objetivos que acaba de establecer para la cantidad de clientes y el tamaño promedio de las transacciones y sus costos directos anticipados para determinar sus costos directos presupuestados. Por ejemplo, si espera un aumento de $2 por transacción adicional, asegúrese de tenerlo en cuenta en sus costos directos presupuestados.
Con base en los ingresos presupuestados y los costos directos que ha creado, ha determinado su beneficio bruto presupuestado (ingresos menos costos directos) que tendrá disponible para cubrir sus gastos generales presupuestados.
Paso seis
Examine sus costos generales históricos para el período presupuestario. Para cada elemento general importante, ajústelo hacia arriba o hacia abajo según corresponda en función de los cambios reales que sabe que se avecinan o que anticipa.
Ya ha creado su presupuesto para gastos generales.
Paso siete
Resta los gastos generales presupuestados del presupuesto de ganancias brutas que creaste en el paso cinco y ahí lo tienes.
Acaba de crear un presupuesto útil y relevante en siete rápidos pasos.
¿Cómo se utiliza para crear el resultado financiero que desea?
Entonces, ahora que ha creado su presupuesto desde cero, es hora de usarlo diariamente.
El elemento más importante para lograr los resultados financieros presupuestados es asegurarse de cumplir con los objetivos de ingresos presupuestados. Esto requiere que usted controle la cantidad real de clientes a los que ha atendido y el tamaño promedio real de las transacciones que ha generado. Luego, debe comparar ambas cantidades con su número objetivo de clientes y el tamaño promedio de la transacción.
Al monitorear y comparar de esta manera, sabrá diariamente, semanalmente, mensualmente (tan frecuentemente como quiera mirar) qué tan cerca está de lograr sus resultados financieros objetivo.
Luego, podrá tomar medidas rápidas (casi instantáneas) para que sus resultados reales vuelvan a estar encaminados y coincidan con sus objetivos.
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