Todos queremos que nuestras empresas sean ágiles y mezquinas. Pero la eficiencia puede ser como el calor dentro de un edificio que tiene pequeñas grietas alrededor de ventanas y puertas. El calor se escapa por aquí y por allá y ni siquiera te das cuenta. A continuación se detallan algunos problemas tecnológicos que pueden restar eficiencia a su negocio a través de sus sistemas de tecnología de la información y que quizás ni siquiera se dé cuenta.
Problemas tecnológicos y cómo solucionarlos
Falta de políticas y procedimientos de TI, o no seguirlos
Según un estudio del Ponemon Institute realizado en 2012, «los empleados internos negligentes son la principal causa de violaciones de datos». La negligencia interna representa el 39% de las filtraciones de datos. Probablemente la mayoría de las personas involucradas en infracciones estaban horrorizadas por lo sucedido, pero el error humano seguía siendo el centro de todo.
Hay muchas formas en que puede ocurrir un error humano: no controlar el acceso del administrador del sistema cuando los roles cambian o las personas se van; empleados que pierden sus computadoras portátiles o se las roban; contraseñas de usuario fácilmente descifradas. Con demasiada frecuencia, una infracción envía a una empresa a una crisis en picada. Puede provocar pérdidas financieras, repercusiones en las relaciones públicas y problemas legales.
- Como arreglarlo: La prevención es la mejor respuesta. Audite sus procesos e implemente las mejores prácticas de seguridad en todos los puntos vulnerables. Educar a los empleados sobre sus responsabilidades. Hágalos responsables también de seguir las políticas.
Mantenimiento de recursos físicos de TI
El mantenimiento del hardware de tecnología de la información puede resultar costoso y consumir mucho tiempo para las pequeñas empresas que ya tienen dificultades para satisfacer las crecientes demandas de sus operaciones. Los problemas comunes incluyen servidores lentos u obsoletos y pérdida física en caso de desastre. Luego está el gasto de capital de comprar y ampliar equipos de TI, implementar actualizaciones, así como la gran cantidad de servidores necesarios y los gastos operativos.
- Como arreglarlo: Considere las tecnologías de virtualización y la transición a entornos virtuales. Dejar que un servicio externo con economías de escala maneje el hardware, mientras usted mantiene la supervisión de TI internamente, puede ser un uso más eficiente del capital y del personal. Involucrar al Departamento de Finanzas para realizar un análisis costo-beneficio.
No programar copias de seguridad del sistema o copias de seguridad incompletas
Incluso hoy en día, los estudios todavía muestran prácticas erráticas de respaldo entre las pequeñas empresas. Las causas son muchas: error humano, falla de la solución de respaldo, restricciones presupuestarias. Los dolores de cabeza y los costos de intentar recuperarse (y tal vez no poder recuperarse por completo) pueden amenazar la existencia misma de una empresa más pequeña.
- Como arreglarlo: Programe copias de seguridad y pruébelas periódicamente. «Inspecciona lo que esperas». Si ha delegado, haga preguntas hasta obtener respuestas satisfactorias sobre las copias de seguridad. Considere la posibilidad de cambiar a un servicio administrado que maneje las copias de seguridad por usted.
No exigir a los empleados que actualicen sus contraseñas con regularidad
Usar la misma contraseña varias veces y usar contraseñas sencillas son dos prácticas comunes que hacen que todo su sistema sea potencialmente vulnerable. Los piratas informáticos chinos pudieron violar el sitio web del New York Times en enero simplemente obteniendo las credenciales de inicio de sesión de correo electrónico de un escritor. En el caso del New York Times, el inicio de sesión se extrajo después de un ataque de malware a un individuo, pero aún así ilustra que las cuentas de inicio de sesión de los empleados son un punto de vulnerabilidad.
- Como arreglarlo: Exigir a los empleados que restablezcan las contraseñas periódicamente, hasta el vencimiento de las contraseñas en las aplicaciones. Infórmeles sobre la necesidad de contraseñas seguras.
No tratar los dispositivos móviles como parte integral de sus sistemas de TI
En un estudio de honeypot de 2012, se perdieron intencionalmente 50 dispositivos móviles. En la gran mayoría de los casos, la persona que lo encontró accedió a la información del dispositivo (intencionalmente o no). Los costes de los incidentes relacionados con la movilidad fueron de 247.000 dólares de media por incidente, según ese mismo estudio.
- Como arreglarlo: Trate los dispositivos móviles (incluso los dispositivos BYOD que poseen los empleados) como puntos finales de su ecosistema de TI, con derecho a los mismos niveles de protección que su red, servidores y computadoras de escritorio. Incorpore soluciones como cifrado y capacidades de borrado remoto para dispositivos móviles en su plan de seguridad de TI.
Conexiones lentas de red e Internet y tiempo de inactividad
Es posible que no se dé cuenta de cuánto tiempo pasan los empleados esperando que se transfieran archivos grandes y la lentitud causada por limitaciones de ancho de banda y otros problemas. Lo último que desea es que se interrumpa la informática crítica para el negocio. Otros sistemas también pueden verse afectados. Un sistema telefónico VOIP que no funciona durante medio día puede significar una enorme pérdida de negocios e inconvenientes tanto para los empleados como para los clientes.
- Como arreglarlo: Opte por alta velocidad y confiabilidad para la conectividad de comunicaciones clave. Una opción hoy en día es evitar la Internet pública para las ubicaciones informáticas internas y acceder a un servicio de red Ethernet privado.
No identificar y abordar primero las áreas problemáticas más importantes
Los sistemas y las redes se vuelven cada vez más complejos. La complejidad dificulta la resolución de problemas. No querrás pasar horas o días resolviendo problemas menores mientras los problemas más importantes siguen afectando al negocio.
- Como arreglarlo: El mayor retorno de la inversión se obtendrá al aislar y solucionar los problemas más importantes. No subestime lo que implica la resolución de problemas. Vemos con nuestros sistemas que la solución de problemas puede requerir repetidos intentos antes de aislar todas las causas y efectos. Informes; herramientas de administración basadas en web; Los indicadores clave de rendimiento que usted supervisa son herramientas esenciales para la resolución de problemas.
En resumen, las cuestiones tecnológicas implican cientos de detalles y pueden estar interrelacionadas. Cuando surgen problemas, le quitan la mentalidad necesaria a la gestión del negocio. Se retrasan importantes proyectos de TI que generan ingresos. La empresa puede entrar en modo de crisis. A ninguno de nosotros le gusta gastar grandes sumas de dinero para solucionar problemas porque nos vemos obligados a hacerlo para evitar un desastre.
Otro consejo que hemos aprendido por las malas: No sigas haciendo las cosas de una manera sólo porque siempre las has hecho así y nunca has tenido ningún problema.
Procure informarse a usted mismo y a su equipo sobre las posibilidades. Hoy en día existen muchas más opciones que hace un par de años. Las soluciones actuales podrían ser (y a menudo lo son) más eficientes en términos de tiempo y dinero del personal.
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