Planificación de recursos empresariales: una introducción
A medida que las empresas crecen, surge la necesidad de administrar de manera eficiente toda la información recopilada por varios departamentos para una mejor sincronización. ¡Sin embargo, esto es más fácil decirlo que hacerlo!
La gestión de datos se convierte en un desafío para las empresas en crecimiento, especialmente en las organizaciones que tienen silos. Cualquiera que haya iniciado una empresa desde cero y luego la haya ampliado hasta convertirse en una gran organización se ha enfrentado a este problema.
Un software ERP o Enterprise Resource Planning se convierte en su mayor aliado para organizar y optimizar todos los datos recopilados por varios departamentos. Sin embargo, sigue siendo un poco un enigma en qué consiste realmente el software ERP.
Esta guía tiene como objetivo responder algunas de las preguntas más importantes y comunes sobre los sistemas ERP.
¿Qué es un sistema ERP?
El acrónimo ERP significa Planificación de Recursos Empresariales. La definición de ERP es que,
“ es un software que unifica e integra varios brazos de una organización y ayuda a la empresa a automatizar la mayoría de sus operaciones. ”
Además, ERP también puede ayudar con pronósticos técnicos muy avanzados.
En el mundo en el que vivimos hoy, se genera y recopila una gran cantidad de datos a diario. Sin embargo, dar sentido a estos datos y generar información útil a partir de ellos puede ser un poco complicado, especialmente cuando se almacenan en silos en una organización.
Los sistemas ERP recopilan toda la información en formatos sistemáticos y la almacenan en una base de datos centralizada. La gerencia puede ver todos estos datos al instante e incluso tomar decisiones aplicando muchas operaciones analíticas en esos datos.
Todos los departamentos, como recursos humanos, ventas y marketing, cadena de suministro en el nivel adecuado de antigüedad, pueden acceder a los datos, así como a los informes, y también son visibles naturalmente para la gerencia superior.
Los sistemas ERP brindan una solución inteligente y escalable para los problemas de conectividad, coordinación e integración de muchas empresas. No hay necesidad de desenterrar manualmente los datos y extraer información de ellos, el software lo hace por usted.
Historia del ERP
El concepto de ERP puede tener solo unas pocas décadas, pero la idea detrás de él se originó en las décadas de 1940 y 1950 con la invención de MRP o planificación de requisitos de materiales. Con la ayuda de MRP, las empresas ingresaban los detalles de la lista de materiales para un producto en particular en una computadora central y usaban la información para enviar órdenes de compra de materias primas.
A medida que más y más empresas comenzaron a adoptar esta tecnología, MRP evolucionó a MRP II o planificación de recursos de fabricación. MRP II fue el precursor del ERP que usamos hoy en día, ya que tenía como objetivo utilizar la tecnología informática para conectar varias ramas de una organización entre sí y formar una empresa comercial.
Eventualmente, fue en la década de 1990 cuando el mundo escuchó por primera vez el término ERP y, desde entonces, el concepto ha experimentado revoluciones masivas, siendo la última ERP en la nube.
¿Qué es el ERP en la nube?
Históricamente, ERP ha sido adoptado casi exclusivamente por empresas medianas y grandes. En los últimos años, esta tendencia ha cambiado rápidamente, gracias a los ERP basados en la nube que pueden escalar hacia arriba y hacia abajo rápidamente según los requisitos.
El software ERP en la nube ofrece una solución ERP perfecta para las empresas que desean ahorrarse la molestia de configurar un sistema ERP en el sitio y administrarlo las 24 horas. Gracias a la conectividad a Internet ultrarrápida en todo el mundo, ahora las empresas pueden acceder a todo el software ERP que se almacena de forma remota en la nube.
Todo esto tiene una fracción del costo de configurar un ERP en el sitio y mantenerlo, lo que ha contribuido significativamente a su popularidad.
Software empresarial: definición
Un software empresarial, o software de aplicación empresarial, se define como un software que desempeña un papel fundamental en el almacenamiento y mantenimiento de la información en una empresa. Proporciona características tales como pagos y facturación sin problemas, así como el mantenimiento de cuentas.
¿Cómo funciona el ERP?
El funcionamiento de un sistema ERP es bastante simplista en teoría. Es un software que unifica una empresa al almacenar todos sus datos en un solo lugar. Dependiendo de la antigüedad de un individuo, puede acceder a esta información total o parcialmente, con la ayuda de un tablero sofisticado y puede generar informes a partir de él.
Todos los departamentos introducen datos en el software ERP en formatos predeterminados. Estos datos se almacenan en una base de datos centralizada donde el software realiza varias funciones analíticas sobre ellos.
Si el liderazgo quiere verificar la calidad de los clientes potenciales proporcionados por el departamento de marketing, puede hacerlo con solo unos pocos clics. Si el departamento de recursos humanos desea controlar la tasa de deserción, el ERP lo ayuda a generar informes mensuales para cada equipo.
“ Un sistema ERP es un grupo de módulos estrechamente interconectados que actúan en capas en cascada para facilitar los procesos comerciales. ”
Los datos provienen de cada módulo y se almacenan en una ubicación centralizada, lo que elimina por completo la duplicación de trabajo y los errores.
También se comparte con otros módulos del ERP y aplicaciones integradas de terceros para facilitar las operaciones sin problemas. Los usuarios pueden acceder a toda la información y las tasas de progreso proyectadas desde paneles unificados para tomar decisiones y solucionar problemas rápidamente.
Entendámoslo con un ejemplo:
Cuando un cliente realiza una consulta para un pedido al por mayor, los detalles se sincronizan con los socios de producción, gestión de inventario, almacenamiento y envío para verificar las capacidades de cumplimiento.
También verifica la disponibilidad de recursos humanos y las estimaciones de impuestos para calcular el precio del pedido. La factura proforma se genera sobre la base de estos cálculos, y el equipo de ventas puede enviar los datos al cliente potencial en consecuencia.
Si eligen seguir adelante, una bifurcación detallada de las actividades involucradas, los materiales y los requisitos de recursos humanos se envían a los respectivos departamentos a través de sus respectivos módulos.
Se monitorea todo el proceso y se realizan los ajustes necesarios para mantener la producción y el despacho al día con la ayuda de los insumos generados por el sistema ERP. Estos datos (informes de progreso) también pueden estar disponibles para el equipo de ventas si el modelo de negocio lo requiere.
Los módulos se compran según las necesidades de la organización y los modelos comerciales para optimizar todos los procesos a través de la automatización en la entrada de datos, el cálculo, el análisis y la generación de conocimientos preventivos.
Usos de las soluciones ERP
Generalmente, los sistemas ERP se implementan cuando el crecimiento de una organización comienza a exceder la capacidad de su personal gerencial para coordinar y ejecutar las tareas diarias. Los usos de todos los módulos ERP como colectivo se pueden resumir en la siguiente lista:
- Recopilación de información desde múltiples puntos de contacto a través de la entrada manual de datos, software periférico y dispositivos de hardware integrados.
- Automatice los flujos de trabajo para delegar responsabilidades para ejecutar varios procesos de manera coordinada.
- Monitoreo en tiempo real de varios procesos así como dependencias externas.
- Generar informes de avance y sugerir estrategias de planificación de contingencia en caso de desviaciones.
- Ayudar a evaluar la pérdida de eficiencia en cada fase y en la construcción de un marco eficaz para minimizarlas.
- Implemente el gobierno, la gestión de riesgos y el cumplimiento (GRC) a través de todos los módulos utilizados en forma de pautas para varias tareas del modelo operativo.
En ausencia de una suite ERP, se vuelve extremadamente difícil coordinar las funciones de los diferentes departamentos y la eficiencia general comienza a caer por debajo de niveles insostenibles. Esto se debe al hecho de que informar el trabajo y verificarlo manualmente a gran escala consume mucho tiempo y deja un amplio margen para el error humano.
El problema se amplifica cuando una empresa opera desde varias ubicaciones y, en última instancia, conduce a una situación en la que hay poca o ninguna visibilidad de cómo se llevan a cabo las operaciones. Esto puede causar enormes daños potenciales a la empresa, tanto financieros como estratégicos, que en última instancia pueden causar amenazas existenciales.
Se utiliza una solución ERP para unificar la coordinación de todos los procesos, automatizar la gestión del flujo de trabajo, acelerar el flujo de datos dentro de la organización a través del acceso controlado y reducir los informes de trabajo a niveles mínimos. Brinda al usuario una descripción completa de las operaciones y garantiza que todas las partes interesadas de la organización trabajen en estrecha coordinación entre sí para lograr metas y objetivos comunes de manera oportuna.
Tipos de ERP
La clasificación de las suites ERP se realiza principalmente en función de su arquitectura. El tipo de ERP implementado juega un papel importante en el éxito organizacional y optimiza los procesos comerciales. Echemos un vistazo a ellos a continuación:
ERP locales/heredados
Los ERP locales, también conocidos como ERP heredados/monolíticos, se instalan en el hardware de la organización presente en sus instalaciones. Esto requiere que el usuario instale todos los dispositivos de hardware necesarios y también cuide sus condiciones de funcionamiento. Esto también incluye tener un equipo de TI interno que se encargue de su mantenimiento y resolución de problemas menores.
En caso de una actualización o un problema importante, la organización debe esperar a que el equipo del proveedor llegue a sus instalaciones y haga que el sistema vuelva a funcionar, lo que descarrila sus actividades diarias.
ERP basados en la nube
Los ERP basados en la nube utilizan el software como un modelo de arquitectura de servicio en el que todo el almacenamiento de datos y la potencia de procesamiento se instalan en una sola ubicación para cada organización cliente bajo una arquitectura multiusuario. Esto requiere disposiciones de seguridad de última generación, ya que los datos se almacenan fuera de las instalaciones del cliente y pueden contener secretos comerciales y propiedades intelectuales.
Las soluciones ERP basadas en la nube son comparativamente más asequibles, ya que se pueden usar en múltiples ubicaciones con una sola licencia. Además, las actualizaciones se implementan en el lado del servidor y se reflejan en los sistemas de los usuarios de ERP al instante. El mantenimiento y la solución de problemas también se llevan a cabo por parte del proveedor, lo que hace que el proceso sea simple, menos lento y rentable para ambas partes involucradas.
ERP híbridos
Los ERP híbridos se están volviendo cada vez más populares, ya que ayudan a abordar las preocupaciones de seguridad de los datos de las soluciones ERP basadas en la nube. Aquí, los datos confidenciales se almacenan en los servidores presentes en el servidor y el resto de los conjuntos de datos se sincronizan con los servidores de la nube.
La arquitectura queda así repartida entre las dos infraestructuras, pero los usuarios pueden controlar y gestionar el ERP Híbrido de forma centralizada.
Módulos ERP
Cada sistema ERP viene con módulos incorporados y hay módulos adicionales disponibles para agregar. Muchas soluciones ERP ofrecen una amplia gama de módulos sofisticados y personalizados según los requisitos de sus clientes.
En esta sección, echaremos un vistazo a los diferentes módulos ERP que llevan a cabo el proceso comercial al trabajar en sinergia entre sí:
La gestión del inventario
Este módulo cubre tanto el inventario en stock como el inventario en proceso, sus detalles como la ubicación actual, la tasa de consumo, los plazos de entrega, los detalles del proveedor, el período de almacenamiento ideal para mantener la idoneidad para el consumo y los detalles de interoperabilidad.
Gestión de almacenes y envíos
El módulo de gestión de almacenamiento y envío permite al usuario visualizar todos los artículos almacenados y el espacio disponible. También ayuda a coordinar el movimiento de entrada y salida del inventario. El almacén a cargo también cuenta con informes generados automáticamente para la recolección de pedidos, el empaque y los formularios administrativos requeridos.
Planificación y coordinación de la producción
El módulo PPC obtiene datos de todos los demás módulos para establecer la capacidad de producción de la planta y los recursos humanos para brindar estimaciones del cronograma de producción. También coordina los procesos llevados a cabo por varios departamentos, ayuda a identificar y eliminar cualquier cuello de botella para garantizar operaciones sin problemas.
Gestión de la producción
Este módulo ayuda a administrar los procesos de producción, y algunas de sus principales funciones incluyen facilitar el mantenimiento periódico, garantizar la disponibilidad de los consumibles, coordinar los procesos de producción según el orden diseñado y las condiciones de trabajo, e implementar el control de calidad.
Adquisiciones, Contabilidad y Finanzas
Este módulo cubre la compra, el envío interno, junto con todas las funciones de contabilidad y cumplimiento. Este módulo ayuda a eliminar los errores causados por datos inexactos y demuestra ser extremadamente útil para las organizaciones que operan desde más de una ubicación. Pueden procesar nóminas, reembolsos y administrar la administración de beneficios desde su instalación central. Las finanzas también se gestionan desde la oficina central.
Ventas y marketing
Como su nombre lo indica, este módulo se utiliza para coordinar las actividades de ventas y marketing y brindar retroalimentación a los departamentos de producción y control de calidad sobre la demanda y la calidad del producto.
Administración de recursos humanos
El módulo HRM genera los datos requeridos por el sistema de nómina y beneficios para empleados y brinda a la organización información integral sobre sus empleados, incluido el rendimiento, el historial de viajes y la puntualidad, que pueden ser útiles para múltiples propósitos, como la colocación interna de puestos de trabajo.
Principales beneficios del ERP
Ayuda a aumentar la eficiencia
Una de las ventajas importantes de los sistemas ERP radica en aumentar la eficiencia de su negocio. Usando el software ERP, podrá erradicar tareas y procesos repetitivos. Además, reduce la necesidad de realizar tareas manuales. El software ERP puede agilizar los procesos comerciales y hacer que toda la recopilación de datos funcione de manera eficiente y más manejable para cada departamento.
Ofrece información y datos en tiempo real
Tener información actualizada sobre su negocio al instante es la necesidad del momento. Toda empresa necesita un sistema que ayude a simplificar el flujo de datos comerciales y facilitar el acceso a la información para todos los departamentos de la organización. Con el mejor sistema ERP obtendrás información en tiempo real que te ayudará a tomar mejores decisiones para tu negocio. También se asegurará de que toda la información y los datos que reciba estén actualizados y al punto. El uso de ERP en los negocios ayuda a obtener datos en tiempo real que mantienen a su empresa en primera línea en el mercado competitivo.
Visibilidad total
La visibilidad total es la mejor ventaja de ERP que se considera el punto de venta más importante para varios software. Con el uso correcto del software ERP, puede tener completa visibilidad y accesibilidad a los procesos necesarios de su negocio. Cada persona puede acceder a todos los datos del departamento sin mucho esfuerzo.
Puede entenderlo más fácilmente tomando este ejemplo: puede monitorear regularmente los niveles de inventario que cubren los envíos futuros que aún no se han recibido y los inventarios en tránsito. Al conocer esta información, podrá controlar con precisión el capital de trabajo general.
Pronóstico adecuado
El sistema ERP y sus beneficios están ayudando a las empresas a esforzarse mucho y mantener su lugar firme en el mundo competitivo gigante. El software ERP proporciona a los usuarios y administradores las herramientas y los recursos necesarios para crear pronósticos adecuados . Cuando las empresas reciban la información correcta dentro del ERP, realizarán estimaciones más realistas y pronósticos efectivos.
Mejor productividad
La importancia de ERP radica en aumentar la productividad general de su negocio. El software ERP es capaz de erradicar tareas repetitivas, entradas manuales y posibilidades de errores. Ayuda a agilizar todos sus procesos comerciales y mejorar los esfuerzos al seguir la implementación del software ERP. Le ayudará a ahorrar tiempo y concentrarse en otras operaciones y procesos comerciales donde sea que se encuentre el alcance de la mejora.
Información unificada
¿Alguna vez has pensado, por qué usamos ERP? La respuesta es simple: es un software que actúa como un eje central para la información esencial requerida para su negocio y departamentos para administrar las operaciones diarias.
El software ERP ayuda a mantener toda la información en un solo lugar, evitando todos los problemas con la distribución de datos en diversas bases de datos. Con estas flexibilidades que ofrece el software ERP, puede integrar fácilmente diferentes plataformas con su software ERP, lo que ayudará a mantener sus datos consistentes, únicos y precisos.
Tiempo de respuesta rápido
El otro nombre de la planificación de recursos empresariales es eficiencia y productividad. Tener un sistema ERP sólido integrado con el proceso de flujo de trabajo de su negocio hace que sea mucho más fácil tener información en tiempo real sobre todos los aspectos de su negocio. Al conocer toda la información comercial, puede optar por tomar una decisión correcta y requerida basada en métricas estadísticas. Todo esto ayudará a aumentar la eficiencia y un tiempo de respuesta más rápido, importante para mantener la ventaja competitiva.
Costo de ahorro
Todos los dueños de negocios vigilan estrictamente su área de finanzas y tratan de evitar cometer cualquier error que les cueste mucho y arruine su negocio. Tienes que ser muy inteligente con tus gastos y debes conocer cada detalle del mismo.
El papel del sistema ERP en el ahorro de costos de su negocio es enorme, ya que lo guiará para gastar de manera inteligente y ahorrar su dinero. Al contar con la fuente correcta de información en un escenario en tiempo real, el software ERP ayuda a reducir los costos administrativos y operativos. De esta manera, puede gastar el dinero en otras áreas muy necesarias de su negocio. Por lo tanto, podemos decir que el ahorro de costos es uno de los principales beneficios de ERP.
Servicio al cliente mejorado
Los sistemas de planificación de recursos empresariales vienen con aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes con funciones financieras, de ventas y de atención al público. La función de CRM en ERP es una parte esencial para mantenerse competitivo en su área de negocios. Lo crucial que ayuda a la supervivencia de su negocio es retener a los clientes, lo que ofrece grandes ganancias. La mejor aplicación de CRM en su sistema ERP da como resultado una mejor comunicación con sus clientes y mejora las relaciones con un acceso más rápido y preciso a la información y el historial de todos los clientes.
Datos fiables
ERP ofrece datos confiables a los que puede acceder desde múltiples ubicaciones si lo hubiera implementado en la nube y también a través de varios dispositivos como teléfonos inteligentes y tabletas. Además de actualizar los datos en tiempo real, el software ERP ayuda a mejorar la consistencia y precisión de los datos. Con toda esta información, los usuarios pueden estar completamente seguros de los datos y análisis, como si son seguros de usar o no, evitando todo riesgo de errores. El software ERP tiene características de seguridad mejoradas que erradican por completo todo el riesgo de que la información comercial caiga en las manos equivocadas.
Pasos de implementación de ERP
Una vez que una empresa decide el tipo de ERP que desea implementar, puede seguir la siguiente guía paso a paso para garantizar una implementación perfecta.
Armando un grupo de trabajo
En primer lugar, necesitará un equipo de emprendedores altamente eficientes que no se detendrán ante nada para implementar el sistema dentro del tiempo estipulado. Una vez que haya reunido a los mejores, debe empoderarlos con las herramientas y los recursos necesarios para simplificar su trabajo.
Por lo general, un grupo de trabajo de ERP tendrá los siguientes recursos:
- Un líder de proyecto
- Analistas de datos
- Desarrolladores
- Ingeniero(s) de control de calidad
Además de esto, asegúrese de tener representantes de todos los departamentos que verifiquen regularmente todas las actualizaciones, ya que el software se utilizará en toda la organización.
Planificación de transición
La implementación de ERP a menudo puede ser un proceso un poco lento a veces. Sensibilice a su organización sobre los posibles tiempos de inactividad del sistema y otros inconvenientes que pueden ocurrir una vez que comience la implementación.
También es recomendable poner en marcha mecanismos alternativos en caso de una avería prolongada, para que la empresa no tenga que sufrir de forma masiva. Planificar los lanzamientos durante las horas menos productivas puede ser una excelente manera de mitigar tales riesgos.
Asignación de presupuesto
Como dice la regla general, la asignación presupuestaria total para implementar ERP debe ser aproximadamente el 1% de sus ingresos anuales. Sin embargo, esto varía cuando se tienen en cuenta varios factores como el tamaño de su empresa, las funcionalidades y los módulos del software, el tipo de modelo de implementación, etc.
Preparación y migración de datos
Su organización debe haber recopilado montones de datos antes de la implementación de ERP. Todos estos datos deben introducirse en el sistema, pero en un formato determinado. Para esto, es posible que deba modificar y reorganizar sus datos y prepararlos para la migración al nuevo software.
Un analista sería ideal para este puesto, ya que puede visualizar rápidamente los datos sin procesar y ajustarlos para que se ajusten a los requisitos del sistema ERP.
Módulos de formación
Antes de comenzar con el ERP, sus empleados necesitarán una comprensión profunda del sistema y sus funcionalidades. Para esto, puede diseñar un programa de capacitación de una semana que guíe a los usuarios a través del software y explique todos sus componentes.
Puede realizar estas sesiones de capacitación en línea donde las personas pueden tomarlas desde sus escritorios, o puede realizar sesiones de capacitación grupales en una sala de conferencias con la ayuda de un capacitador.
Prueba y puesta en marcha
Dado que los software ERP suelen ser masivos y constan de varios módulos, muchas empresas planifican pruebas e implementaciones por fases. Sin embargo, si no está creando el software desde cero y ha pagado por un producto ERP de un tercero, es probable que tenga en sus manos todo el software de una sola vez.
Otra buena práctica a seguir es realizar una prueba beta antes del lanzamiento final. Simplemente reúnase con los miembros clave de cada departamento y ofrézcales una demostración del software antes de implementarlo para toda la organización. Deben tener un agudo sentido de la observación y la imaginación, y deben ser capaces de identificar cualquier problema que pueda enfrentar su departamento.
Una vez que hayan concluido las pruebas beta, confíe en el software que ha creado trabajando duro durante meses y envíe ese correo electrónico para informar a todos los empleados sobre la implementación.
Evaluación posterior a la implementación
Una vez que haya pasado una cantidad considerable de tiempo en el nuevo sistema, debe comparar su desempeño con los puntos de referencia como la productividad, la eficiencia, la rentabilidad, la reducción de la huella de carbono, etc. Esto lo ayudará a determinar si está logrando lo que se había propuesto. lograr mediante la implementación del software.
Si los resultados son positivos, ha hecho una buena llamada. Y si son negativos, un software ERP que valga la pena lo ayudará a concentrarse en los problemas que puede solucionar.
Soporte posterior a la implementación
Al implementar con éxito un software ERP, se debe establecer un equipo de soporte que ayude a los empleados en caso de que se queden atascados mientras lo operan. Además, el equipo de soporte también debería poder corregir cualquier error que informen los usuarios.
En su conjunto, la implementación de ERP es un proceso gigantesco. Sin embargo, se vuelve mucho más simple una vez que lo divide en pasos más pequeños y llenos de acción.
Tipos de modelos de implementación de ERP
En el sitio/en las instalaciones
La implementación de ERP en el sitio significa que la empresa compra el software y lo instala en los servidores que están presentes en sus instalaciones. Por lo tanto, la empresa posee tanto los servidores como el software.
alojado
Aquí, una empresa crea su propio software ERP desde cero o lo licencia de un proveedor. Sin embargo, no instalan ningún servidor en sus instalaciones y alquilan el espacio del servidor a un proveedor de servicios externo. Entonces, mientras la empresa es propietaria del software, el software se instala en un servidor remoto que la empresa ha alquilado mediante el pago de una tarifa mensual o anual.
ERP en la nube
Cloud ERP es un tipo de solución ERP que la empresa no posee ni aloja en sus instalaciones. Simplemente pagan una tarifa recurrente por usar el servicio, mientras que el proveedor posee el software y los servidores.
¿Cómo funciona la IA en ERP?
La Inteligencia Artificial (IA) es una tecnología que simula la inteligencia humana. Es como el aprendizaje automático o el procesamiento del lenguaje natural en el que la tecnología aprende de los datos y el conocimiento para comprender los comandos de voz humana. Es posible que esté familiarizado con esta tecnología en el teléfono inteligente cuando llame a Siri o Alexa.
Sin embargo, la IA ahora tiene un alcance e implicaciones más amplios para la industria manufacturera y, más específicamente, también para los ERP. La tecnología de inteligencia artificial está integrada directamente en los sistemas ERP de los que puede aprender y luego ayudarlos a automatizar los procesos de rutina y crear una experiencia de usuario mejorada.
Con el uso de sistemas ERP habilitados para IA, puede acelerar la adopción de chatbots para responder a todas las consultas y comentarios de los clientes. Esto brinda especial atención al servicio de atención al cliente para que puedan ver cuáles son las consultas de los clientes en tiempo real. Los asistentes virtuales están presentes para responder a todas las preguntas de los clientes.
ERP para pequeñas empresas
Aunque ERP comenzó como una herramienta que fue adoptada principalmente por grandes empresas, ha evolucionado lentamente hasta convertirse en un software empresarial extremadamente flexible y escalable para empresas de todos los tamaños y formas.
Hoy en día, las pequeñas y medianas empresas de todo el mundo continúan implementando ERP en toda su organización y obtienen enormes beneficios. ERP ayuda a las pequeñas empresas a hacer la transición hacia operaciones mucho más eficientes, ágiles y rentables .
Estas son algunas de las razones principales por las que las pequeñas empresas eligen cada vez más implementar sistemas ERP.
Costo de ERP para pequeñas empresas
Si está al frente de una pequeña empresa y se siente desconcertado al leer los costos exorbitantes de implementación de ERP, debería echar un vistazo más de cerca. Muchas grandes empresas necesitan una gama de funcionalidades en su software ERP que las más pequeñas simplemente no necesitan. Por lo tanto, los costos de implementación de ERP en una pequeña empresa difieren de los costos de implementación de ERP en organizaciones mucho más grandes.
Aquí hay algunos factores que juegan un papel importante en la determinación del costo de la implementación de ERP:
- Funcionalidades
- Número de usuarios activos
- Espacio del servidor y ancho de banda
- Número de integraciones como CRM y HRMS
Integración ERP: Estrategias y Beneficios
¿Qué es la integración ERP?
La integración de ERP se refiere al proceso de integración del software ERP con otros sistemas como CRM (Gestión de relaciones con el cliente) y HRMS (Sistema de gestión de recursos humanos). Al hacerlo, las empresas se aseguran de que ningún sistema funcione de forma independiente y que la información se transfiera a través de la organización y a través de los softwares sin problemas.
Este enfoque innovador se ha convertido en un gran éxito entre empresas de todos los tamaños. Los proveedores de hoy ofrecen sistemas que son altamente compatibles con una gama de otras aplicaciones y se pueden integrar sin problemas entre sí.
Esto brinda a las empresas la libertad de elegir los mejores softwares individuales, conectarlos entre sí y crear su propio ecosistema ERP, uno que se adapte a sus necesidades.
Beneficios de la Integración ERP
Todos los datos en un solo lugar
Uno de los mayores desafíos de administrar un negocio de manera efectiva es unificar los datos recopilados en varios departamentos y convertirlos en información útil. Esto no es posible a menos que se cree una base de datos centralizada que almacene toda la información en un solo lugar.
ERP ayuda a las empresas a lograr esto mediante la creación de una base de datos accesible para almacenar todos los datos que ingresan al sistema varios departamentos, como ventas y marketing, compras, cadena de suministro, contabilidad, etc.
Automatización de procesos
La automatización ayuda a las empresas a utilizar sus recursos de manera inteligente. Cuando automatiza los procesos que requieren muy poca intervención humana, libera mucha mano de obra que luego puede utilizar para otras tareas que son difíciles de automatizar.
Tareas como la entrada de datos, la creación de facturas y órdenes de compra, el envío de confirmaciones por correo electrónico y SMS, etc. se pueden automatizar fácilmente mediante el uso de activadores apropiados en el sistema ERP.
Hacer esto mejora en gran medida la eficiencia de su fuerza laboral y lo ayuda a administrar su negocio de manera eficiente.
Mayor eficiencia operativa
El objetivo final de implementar cualquier software en una organización es mejorar su eficiencia. Se sabe que los sistemas ERP ofrecen precisamente esto, junto con mucho más.
Cuando implementa con éxito un software ERP, nota una disminución significativa en las fallas debido a errores humanos. Esto se traduce directamente en un fuerte aumento de la eficiencia operativa y le da una ventaja sobre sus competidores.
Cómo impactará la IA en los sistemas ERP
Los fabricantes y propietarios de la industria buscan tecnologías innovadoras e IA que les den una ventaja competitiva. El aprendizaje automático, así como la fabricación inteligente, están ayudando a los fabricantes a mejorar la eficiencia empresarial general. Comprender este escenario a través de un ejemplo se relaciona con los controles de calidad y el mantenimiento.
Veamos algunos de los puntos de apalancamiento del trabajo de AI en ERP
Información más amplia sobre sus datos
Bajo el conjunto de datos proporcionado, como los enormes conjuntos de datos que se encuentran en un ERP, los patrones y las correlaciones presentes no son visibles para el ojo humano. Con inteligencia artificial, las pequeñas y medianas empresas pueden conocer las tendencias y luego hacer inferencias adecuadas con respecto a las operaciones particulares que permitan una correcta previsión y una toma de decisiones informada.
Robotice los procesos de la rutina diaria
Cuando los humanos realizan alguna tarea en el sistema ERP, siguen algunas reglas predefinidas que controlan todas las acciones y procesos. Todas estas tareas de comportamiento se expresan en términos matemáticos y se programan en el software. Estos se aplican al conjunto de reglas para un conjunto de datos en particular y rápidamente toman decisiones más informadas e inteligentes. Ayuda a administrar el trabajo de rutina diaria como cuentas, administración de nómina, más fácil con solo un clic en el botón.
Mejora la experiencia del usuario a través de la comunicación.
El software prioriza los resultados de la búsqueda en función del historial de comunicación de los usuarios. Los elementos de IA de la inteligencia artificial son responsables de tomar decisiones inteligentes basadas en aportes humanos que hacen que la aplicación sea más rápida y más útil para cada usuario individual. Huffman ha dado el ejemplo de la búsqueda de información en NetSuite y la comunicación continua con un conjunto definido de tipos de registro, como datos de clientes y datos de catálogo de productos.
Procesamiento inteligente de datos
Los sistemas ERP ofrecen acceso a una gran cantidad de datos. Estos no son capaces de procesar los datos reales que están disponibles para la empresa. Los sistemas ERP impulsados por IA utilizan datos de diversos módulos para tomar medidas de respuesta con menos participación humana. Además, realiza análisis ominosos y ofrece total claridad en el proceso de toma de decisiones.
Impulsar la eficiencia del proceso
Los sistemas ERP ayudan a automatizar todos los procesos administrativos al disminuir el requisito de la entrada manual de datos . Además, erradicará la necesidad de las personas de realizar tareas computacionales, cancelando las posibilidades de cálculos falsos y sus resultados no deseados. Los sistemas ERP ayudan a todas las empresas a reducir la necesidad de recursos humanos para manejar las tareas diarias que ahorrarán una gran cantidad de tiempo.
Diferencia entre ERP vs. CRM
Cuando se trata de CRM y ERP, mucha gente usa estos términos indistintamente, pero tienen aplicaciones completamente diferentes a pesar de algunas áreas superpuestas. En pocas palabras, los CRM se enfocan más en las operaciones finales del cliente, mientras que los ERP se inclinan hacia las actividades comerciales centrales y sus aspectos financieros.
¿Qué es un software CRM?
Un software CRM ayuda a administrar las interacciones de servicio al cliente desde una plataforma unificada y automatiza los flujos de trabajo de servicio al cliente. Está diseñado para ayudar a sus ventas en la programación y el seguimiento de las actividades de marketing, la adquisición y calificación de clientes potenciales, el calentamiento de clientes potenciales, el seguimiento y el cierre.
También permiten compartir documentos. Una herramienta CRM ayuda a sus representantes de servicio al cliente a rastrear y ejecutar solicitudes de servicio. Todos los canales de comunicación, incluidos el teléfono, el correo electrónico, el chat y las videollamadas, están cubiertos por un tablero central.
¿Qué es un software ERP?
Una solución ERP consta de un grupo de módulos muy unidos que ayudan a facilitar las operaciones en diferentes departamentos, como inventario y almacenamiento, PPC, producción, contabilidad y finanzas , recursos humanos y gestión de la cadena de suministro.
Estos módulos almacenan sus datos en un servidor centralizado para eliminar la duplicación de trabajo y las imprecisiones. Cada uno de estos módulos ayuda a una organización a sincronizar los esfuerzos realizados por varios departamentos y trabajar para lograr un objetivo común.
Por lo general, las empresas más pequeñas usan soluciones de contabilidad como Tally, pero a medida que crecen y su número de empleados comienza a aumentar rápidamente, cambian a ERP para crear un sistema sólido para administrar sus recursos, operaciones y toma de decisiones.
Las soluciones ERP también pueden tener un módulo dedicado para la gestión de relaciones con los clientes, y también puede integrar el CRM de su elección.
A diferencia de los ERP, los CRM no pueden almacenar ni recuperar datos transaccionales como cifras de ventas históricas ni generar tendencias de ventas futuras. Esto hace que las soluciones de software ERP sean más complejas y su curva de aprendizaje también es significativamente más alta.
Los CRM usan el modelo de software como servicio (SaaS), mientras que las soluciones ERP pueden usar SaaS o arquitectura híbrida como la eliminación gradual de las soluciones heredadas.
¿Cuál debería comprar: ERP o CRM?
La respuesta corta es ambos. Cualquier organización en crecimiento requerirá el uso de estas dos soluciones, ya que satisfacen sus dos necesidades fundamentales: administrar el negocio existente y generar nuevos negocios.
Un CRM ayuda a simplificar todas las interacciones con el cliente, y el ERP garantiza que sus operaciones funcionen sin problemas. Sin embargo, puede optar por una sola plataforma para facilitar aún más las operaciones.
Los sistemas ERP cuestan una fortuna y, por lo tanto, las empresas que manejan grandes volúmenes con resultados finales decentes pueden preferir ir primero con el ERP.
Por otro lado, una empresa con una gran cantidad de clientes con boletos pequeños y transacciones frecuentes puede encontrar más sensato optar primero por un CRM.
Papel del ERP en la gestión de la cadena de suministro
La gestión de la cadena de suministro (SCM) es una de las áreas operativas clave de una empresa. Al implementar un ERP en la gestión de su cadena de suministro, las empresas pueden aumentar su productividad, mejorar la calidad de sus productos y reducir sustancialmente sus costos.
La gestión de la cadena de suministro se ocupa de actividades como la adquisición de materias primas, garantizar que la producción se realice de manera consistente según los requisitos, mantener la maquinaria, etc. Todas estas actividades requieren una gran cantidad de recursos y son fundamentales para el éxito de la organización.
Al integrar ERP con SCM, las empresas pueden automatizar muchas de sus actividades de SCM. La automatización les ayuda a reducir los errores humanos y también libera una gran cantidad de recursos humanos que se pueden implementar en otros lugares.
ERP en la Gestión de la Cadena de Suministro: Beneficios
Estas son algunas de las ventajas de integrar ERP con la gestión de la cadena de suministro de su organización:
- Automatiza tus tareas redundantes.
- Reduce el error humano.
- Le permite maniobrar sus recursos de forma inteligente.
- Ayuda a reducir el desperdicio.
- Reduce los costos de producción y operación.
- Le permite producir productos de alta calidad.
- Le ayuda a administrar los datos de manera eficiente.
- Impulsa tu marca mejorando la experiencia del cliente.
- Elimina los silos entre varios departamentos y realmente integra su SCM con el resto de la organización.
- Hace que sus operaciones sean mucho más flexibles y escalables.
- Le permite tomar decisiones oportunas y precisas mediante la ejecución de un análisis de sus datos y la creación de informes periódicos.
Fallo en la implementación de ERP
Se necesita mucho para implementar un software ERP en una organización. Meses de trabajo, variedad de recursos y bastantes fondos.
Sin embargo, el proceso no es una prueba completa y, en ocasiones, es propenso a errores que resultan en una falla parcial o total en la implementación de ERP.
Estas son algunas de las razones que conducen a fallas en la implementación de ERP.
Razones de la falla en la implementación de ERP
Escasez de recursos
La asignación de recursos y la dispensación oportuna es uno de los factores clave que contribuyen al éxito de la implementación de ERP. Asegúrese de planificar integralmente todo tipo de contingencias y tener los recursos necesarios disponibles todo el tiempo.
Falta de experiencia en el liderazgo.
Al implementar ERP, siempre es una buena idea tener a alguien en el equipo que sepa lo que está haciendo. Si nadie del equipo ha sido parte de un equipo de implementación de ERP anteriormente, siempre puede contratar consultores externos que puedan guiarlo a través de todo el proceso.
Gestión de proyectos sin control
El éxito del viaje depende más del capitán que de la tripulación. Claro, la tripulación hace la mayor parte del trabajo, pero será en vano si el capitán dirige el barco hacia un iceberg. Asegúrese de que el equipo de ERP esté dirigido por un gerente de proyecto que no solo sea hábil, sino también sensato y comprometido con el proyecto.
“ Un gerente de proyecto experimentado con un equipo sin experiencia es mucho mejor que un gerente de proyecto sin experiencia con un equipo estelar. ”
¿Cómo evitar fallas en la implementación de ERP?
Hay varias cosas que una empresa puede hacer para garantizar que la implementación de ERP se lleve a cabo con éxito.
Agrupa tus mejores recursos
Mientras forma un equipo para la implementación de ERP, asegúrese de seleccionar los candidatos adecuados para cada función. Tenga en cuenta que este es quizás el proyecto más importante para la supervivencia y el crecimiento de su empresa, y cree un equipo con sus mejores secuaces.
Comuníquese claramente
Un software de tanta importancia en toda la empresa no se puede implementar sin mantener a todos los stakeholders constantemente. El equipo debe estar formado por representantes de alto nivel de todos los departamentos y deben estar al unísono sobre las acciones y los objetivos.
Utilice la automatización a su favor
Una de las mayores ventajas de la automatización es que reduce significativamente el error humano. La migración manual de su base de datos a menudo puede generar mucha inexactitud.
Sin embargo, puede automatizar fácilmente su transferencia de datos una vez que haya establecido los parámetros de migración. Esto ahorrará mucho tiempo y hará que su base de datos sea mucho más eficiente.
prueba, prueba, prueba
¡No podemos enfatizar esto lo suficiente! Si hay un camino hacia una implementación exitosa de ERP, es a través de pruebas rigurosas.
Pruebe sus módulos para una variedad de escenarios y en diferentes entornos. Realice un seguimiento de todos los errores y bloqueos y corríjalos sobre la marcha. Incluso después de implementar el ERP, pídales a los usuarios que le brinden sus comentarios y siga corrigiendo los errores que encuentren.
Solo mediante pruebas exhaustivas puede hacer que la implementación de su ERP sea casi perfecta.
Mejores prácticas en ERP
No importa el tamaño de su empresa, la implementación de ERP en su negocio es crucial. La implementación de ERP ayudará a su empresa a optimizar diversos procesos. Actuará como una fuente individual de verdad que permitirá el mejor informe y la mejor toma de decisiones y una colaboración mejorada en general en su área comercial.
Todas estas prácticas incorporarán todas las etapas de la implementación del ERP, es decir, desde la introducción de todos los requisitos hasta la capacitación y el soporte. La implementación de ERP garantizará que cumpla con sus objetivos comerciales, reduzca el riesgo de demoras, sobrecostos y permita que todos los empleados utilicen el sistema de manera eficiente. Además, al seguir las mejores prácticas de conversión de datos de ERP, no hay temor de perder ninguna meta, fecha límite o presupuesto.
Estas son algunas de las mejores prácticas en la implementación de ERP
Fuerte equipo de proyecto
Construir un equipo de proyecto sólido es el primer y más importante paso al implementar ERP en su negocio. Por lo general, el equipo de implementación de ERP tiene un patrocinador ejecutivo, un gerente de proyecto y portavoces de los diferentes grupos empresariales en el proyecto. Un patrocinador ejecutivo es responsable de ajustar todas las prioridades comerciales y organizar recursos adicionales según los requisitos para lograr el éxito.
Por otro lado, la responsabilidad del equipo consiste en establecer metas, necesidades, KPI (indicadores clave de rendimiento) de alto nivel, dirigir las actividades diarias del proyecto, garantizar completamente la fecha de finalización del proyecto y el presupuesto, y medir los resultados.
Elegir la mejor metodología
Elegir la metodología adecuada para la implementación de su ERP es un paso esencial. Actualmente existen dos metodologías de implementación muy diversas: la primera es el método tradicional y la segunda es el método llave en mano. Comprender ambas formas es esencial para decidir cuál es el adecuado para su negocio.
El método tradicional incluye al equipo de implementación de ERP que trabaja con el consultor del proveedor para la planificación, la formación del equipo, el diseño y la configuración, la instalación del sistema, el procesamiento de nuevos negocios, la gestión de los pilotos de la sala de conferencias que se necesitan para la puesta en marcha y el apoyo a la puesta en marcha. .
Por otro lado, el método llave en mano está más relacionado con el liderado por el proveedor. El papel del consultor de proveedores es enorme en la planificación y construcción del proyecto y su instalación y configuración de todas las cosas, creación de prototipos de revisión y educación, pilotos de salas de conferencias y actividades de capacitación y soporte.
Dedicar tiempo a impartir formación
La implementación del software ERP administra sus procesos y sistemas comerciales sin problemas. Además, pueden manejar sin esfuerzo todas las actividades diarias de las personas que utilizan el sistema. Brindar capacitación adecuada a sus empleados sobre el uso del software los ayudará a satisfacer a los usuarios y obtener un gran ROI de la herramienta.
Migración de datos
La migración de datos a un sistema ERP es un desafío en el proceso de implementación que requirió una preparación completa y una planificación adecuada. Siempre existe el riesgo de pérdida de datos cuando está consolidando o estandarizando datos de diferentes aplicaciones.
La implementación de ERP ayuda a transferir datos en ambos sentidos, es decir, manual o automáticamente. Ya sea que esté realizando entradas manuales o tomando asistencia de automatización, es esencial validar los datos después de la migra