¿Obtiene sus productos comerciales de proveedores a crédito? En caso afirmativo, debe crear un departamento de cuentas por pagar (AP). El departamento será responsable de rastrear lo que los acreedores le deben a su negocio. También garantiza que los pagos se procesen, aprueben y realicen al proveedor correcto al mismo tiempo. Hoy en día, el software de automatización de AP puede liberar a sus empleados para la resolución de problemas y otras funciones financieras importantes.
A veces, las cuentas por pagar (AP) pueden ser una tarea abrumadora, especialmente si aún realiza un seguimiento manual de los registros de los proveedores. Puede consumir gran parte de su tiempo. Además, los sistemas manuales son propensos a errores humanos. La solución a esto es automatizar los procesos de AP que consumen mucho tiempo utilizando software de computadora. Asegúrese de encontrar la solución adecuada.
Aquí hay factores importantes a considerar al comprar software de automatización AP para su negocio.
1. Costo
El costo es probablemente el principal factor a considerar al encontrar un software de automatización de cuentas por pagar. Estos costos incluyen la compra inicial, la instalación, la suscripción mensual y las tarifas de mantenimiento.
Varios proveedores en el mercado ofrecen sus soluciones a diferentes costos. Encuentre un proveedor de servicios AP que pueda trabajar con su presupuesto. Sin embargo, sea cual sea el precio, sería una buena idea seleccionar una solución que pueda ayudar a su empresa a lograr sus objetivos.
2. Calidad
Uno de los principales objetivos de cualquier empresa comercial es maximizar las ganancias. Por esa razón, la mayoría de los CEO optan por un software de automatización AP de baja calidad sin considerar su calidad. Poco sabían que tales soluciones podrían dañar sus negocios a largo plazo.
El software de mala calidad puede funcionar mal en cualquier momento. Esto no solo reduce la productividad de su departamento de cuentas por pagar, sino que también puede generar muchos costos. Por ejemplo, puede obligarlo a cambiar el sistema por completo o incurrir en costos de reparación elevados.
Evite esto comprando un software de automatización AP de alta calidad. Dichas soluciones pueden servirle durante el mayor tiempo posible, minimizando así sus costos.
3. Escalabilidad del software
Hoy diriges una startup o una pequeña empresa. Sin embargo, es posible que tenga planes de expandirlo en el futuro. Esto requiere soluciones de automatización de puntos de acceso escalables.
La escalabilidad significa la capacidad del software para adaptarse a su negocio en crecimiento. Garantiza que no comprará otra aplicación incluso cuando sus empresas se expandan.
Antes de pagar por cualquier software de automatización de AP, asegúrese de que le brinde la flexibilidad de agregar más usuarios en los próximos meses o años. Una solución escalable contribuye en gran medida a minimizar sus costos.
4. Compatibilidad
La adopción de tecnologías modernas es el camino a seguir si desea hacer crecer su negocio en poco tiempo. Esto implica el uso de aplicaciones informáticas para automatizar la mayoría de sus procesos comerciales.
Además del software AP, probablemente tenga otros sistemas automatizados en su sitio web. Es por eso que necesita seleccionar una solución compatible.
La compatibilidad es qué tan bien su software de automatización AP puede integrarse o funcionar con sus otros programas existentes. Elija una solución de cuentas por pagar que sea lo suficientemente flexible para la compatibilidad.
Encontrar un software de automatización AP compatible le permite ahorrar costos. Ayuda a eliminar la necesidad de cambiar todos sus otros sistemas para adaptarse a su nuevo programa.
5. Facilidad de uso
Los diversos software AP disponibles se fabrican de manera diferente. Algunos son muy simples de usar, mientras que otros son complejos. Asegúrese de seleccionar una solución de automatización AP fácil de usar.
El software fácil de usar puede aumentar la productividad de sus trabajadores de cuentas por pagar. Por ejemplo, elimina la necesidad de perder mucho tiempo capacitando a sus empleados sobre cómo usarlo. Al mismo tiempo, mejora su experiencia y moral, reduciendo así la tasa de rotación de personal en su negocio.
6. Seguridad
Los ataques de ciberseguridad son una gran preocupación en el mundo del comercio electrónico. Ocurre cuando los piratas informáticos y otras personas no autorizadas acceden a sus sistemas comerciales sin su conocimiento o permiso.
Las cuentas por pagar son una de las principales áreas a las que se dirigen los ciberdelincuentes. Cuando los piratas informáticos acceden a su sistema de cuentas por pagar, pueden transferir su dinero a sus cuentas.
Puede evitar esto encontrando un software de automatización AP seguro. Las características comunes de una aplicación segura de cuentas por pagar incluyen protección con contraseña, actualizaciones automáticas del sistema y programas de respaldo.
7. Personalización del software
Varias empresas operan en el mismo sector. Sin embargo, cada uno de ellos es único.
Ahí es donde entra en juego el software de automatización AP personalizable. Seleccione una solución que se pueda personalizar para satisfacer sus necesidades comerciales específicas. Como resultado, esto ayuda a mejorar su experiencia y eficiencia.
8. Reseñas
Puede conocer a varios proveedores de software de automatización de AP en línea. Sin embargo, no todos son buenos.
Algunos pueden prometer brindar mejores soluciones solo para entregar software de calidad inferior. Otros pueden no entregar nada incluso después de recibir el pago. Evite perder su dinero leyendo reseñas.
Puede leer reseñas estudiando los comentarios de otros clientes en línea. Esto puede ser en un sitio web u otras plataformas digitales como las redes sociales. Del mismo modo, leer reseñas le permite comprender el tipo de experiencia que puede esperar del proveedor con el que desea trabajar.
Hay dos tipos de revisiones. El primero es positivo e indica que otros clientes obtuvieron mejores servicios del vendedor en cuestión. El otro es negativo y puede ser un reflejo de servicios deficientes. Trabaje con el proveedor de software de automatización AP con una revisión positiva establecida.
Además de la reputación, seleccione un proveedor que pueda proporcionar otros servicios como soporte y mantenimiento.
A veces, su sistema puede funcionar mal debido a una falla técnica o un error humano. Encontrar un proveedor de servicios que ofrezca soporte técnico garantiza que su software AP se restaure a la funcionalidad en muy poco tiempo. Al mismo tiempo, su proveedor debería poder mantener y reparar su sistema AP cuando sea necesario.
9. Prueba del software
Comprar e instalar un sistema de automatización AP es una gran inversión y debe tomarse en serio.
Es posible que no desee gastar su dinero en la solución incorrecta. Es por eso que necesita probar la aplicación antes de implementarla por completo en su sistema empresarial. Además, busque un proveedor que le permita probar el sistema antes de pagarlo.
Llevar
Si desea administrar a sus acreedores de manera más efectiva, debe instalar el software AP en sus sistemas comerciales.
Esta aplicación informática le permite automatizar sus sistemas de cuentas por pagar. Como resultado, ayuda a ahorrar tiempo al eliminar largos procesos manuales. Además, le permite eliminar los errores humanos que podrían dañar su negocio.
En conclusión, considere los factores explicados en este artículo cuando encuentre un software de automatización AP para su negocio.